Малките стъпки към автоматизациите, които водят до големи промени

Преобразуването на процеса по предпечат не става от днес за утре. За сметка на това, то може да се прави стъпка по стъпка и с темпото, подходящо конкретно за вашата печатница.

Защо някои печатари заобикалят автоматизациите възможно най-дълго? Причината е проста и много човешка. Когато можем “да докоснем” всеки етап от печатния процес и със собствените си ръце да поправим възможни грешки, това ни дава усещане, че контролираме процеса. 

И това е факт - наистина файловете могат да се прехвърлят напред и назад, да бъдат коригирани многократно и при всеки нов контакт с клиента. Проблемът е, че това спокойствие и ръчен достъп до всеки етап от процеса по изпълнение на една поръчка отнема време. Нещо повече - сам по себе си той дава поле за нови грешки и пропуски. И за тях също трябва да се грижим собственоръчно. 

От друга страна, на някои специалисти по предпечат автоматизациите изглеждат сложни и неразбираеми, макар че в действителност не са. 

Всъщност бъдещето на предпечата се крие в автоматизациите, които дават именно улеснение.

Популярната заблуда за автоматизираните решения в предпечата

Една от най-често срещаните неясноти, свързани с автоматизациите, е че тях в печатницата или ги има, или ги няма. В действителност обаче има няколко етапа, на които може да се намира една фирма за печатни услуги в зависимост от наличните в процесите ѝ автоматизации. 

Това, разбира се, не означава, че от днес за утре всички стари процеси в печатницата ще станат на пух и прах и единственото, което ще е във властта на печатаря, ще бъде натискането на някакво голямо червено копче.

Преминаването между тези етапи на автоматизация се извършва плавно и в него няма нищо твърде неочаквано, а контролът върху процесите се усилва.

Петте етапа на преминаване от ръчна към автоматизирана работа

Въвеждането на решения за автоматизация в една фирма за печатни услуги е стъпаловиден. В интервю в подкаста на Printerverse, Andrew Bailes-Collins, старши продуктов мениджър в Enfocus, и Toon Van Rossum, продуктов мениджър в Enfocus, представят пет етапа на автоматизация, на които могат да се намират печатниците. Накратко ги представяме за вас тук.

Първи етап на автоматизация в компаниите доставчици на печатни услуги

Той се отнася към печатниците, които работят по “традиционния” начин - изцяло ръчно. Тук на практика файловете се събират по различни канали като имейл, платформи за обмен на данни и др., които след това се прехвърлят към отдела за предпечатна подготовка. 

Там се извършва цялата последваща работа, включително контактите с клиента. След предпечата идва производството, но в зависимост от нуждите за обработка на поръчката това може да отнеме дни. Ролите на предпечатарите и хората, които са отговорни за комуникацията с клиента, са ясно разграничени.

Втори етап - активно участие на отговорник по комуникацията

Във втория етап автоматизация все още няма. Тук обаче отговорникът за комуникацията с клиентите е силно ангажиран. Той проверява ръчно броя на страниците, размера им, броя цветове, прави сравнение с калкулацията. 

След изчистване на несъответствията в поръчката, което се случва в комуникация между клиента и лицето за контакт, поръчката се придвижва за предпечатна подготовка. Там се повтаря процесът на предпечат, който видяхме от традиционния начин на работа.

Трети етап - първи опити с автоматизации в обработката на файлове

Третият етап е ключов. Именно в него често идва моментът, когато печатницата разбира необходимостта от автоматизация. Най-често проблемът, който се решава, е трудното ръчно копиране на файлове от системи към сървъри. 

С други думи, дошло е време за автоматично прехвърляне на файлове от компютър към сървъра за предпечатна подготовка. Евентуално се добавя и вариант за автоматизация на прифлайта.

Хубавото в този етап е, че печатницата може да види какво е да разполага с автоматизация, да я усети, да свикне с нея, да види ползите.

Накратко, въвеждат се три първоначални точки на автоматизация: 

• събирането на файловете вместо старото ръчно събиране; 
• автоматичен прифлайт, така че да не е нужна ръчна обработка на файловете;
• получаване на поръчката в компанията директно на правилното място. Същевременно се създава отчет, който казва каква е поръчката, как изглежда, и дава прифлайта ѝ.

Четвърти етап - построяване на цялостна и интегрирана система за автоматизация

Следва етапът на така наречената системна интеграция. Тук вече печатницата използва автоматизация на различни етапи от печатния процес, но иска да ги обедини в една обща система. 

Печатарят започва ясно да вижда, че разполага не само с един PDF файл, а с данни за цялата поръчка. А когато има данни от поръчката, които са достъпни, те могат да се ползват за много неща, например за прифлайта. Вместо просто един по-общ прифлайт, казващ “цветовете са толкова, броят на страниците е толкова”, има прогноза колко страници ще е крайният продукт, колко цветове ще има на корицата, на текста, и те могат да се сравнят с калкулацията на цената. 

Искате да научите още за автоматизацията от самото ѝ начало?
Прочетете статията Основни понятия в автоматизацията на поръчките в печатната индустрия

Пети етап - пълна автоматизация и интеграция с използване на събраните данни 

Етапът на пълна автоматизация и интеграция - тук печатарят се замисля по-дълбоко не само за организацията на печата, а и за управлениe на данните, с които разполагат. Включват се неща катo максимално увеличаване на печатните листове, интеграция с работния поток на предпечата, автоматизирано събиране на поръчки. Така работният поток на предпечата бива захранван с данни и pdf файлове, които са добри и му позволяват да работи при максимална ефикасност. 

Става възможно и прехвърлянето на данни от крайния етап на печатането към предпечата - напр. дали има достатъчно хартия и какви видове. Получават се отчети за различни данни, напр. каква е печалбата, за колко време се извършва конкретен вид поръчка - данни, които могат да се използват за различни цели на производството.

Съвсем накратко може да се каже, че автоматизацията не е импулсивна инициатива за внезапна и неочаквана промяна, а дългосрочна стратегия за развитието на една печатница. Тя може да започне “на малки хапки” и постепенно да дава все повече ползи за производството, навлизайки постепенно и спокойно в отделните му процеси.

С помощта на софтуера за автоматизация и интеграция на процеси и софтуери Enfocus Switch можете да оптимизирате ежедневните повторяеми действия във вашата фирма за печатни услуги.