Автоматизациите - малки стъпки за големи промени

Преминаването към по-съвременен начин на работа не става от днес за утре. За сметка на това, то може да се прави стъпка по стъпка и с темпото, подходящо конкретно за вашата печатница

Защо някои печатари заобикалят автоматизациите възможно най-дълго? Причината е проста и много човешка. Когато можем “да докоснем” всеки етап от печатния процес и със собствените си ръце да поправим възможни грешки, това ни дава усещане, че контролираме процеса. 

И това е факт - наистина файловете могат да се прехвърлят напред и назад, да бъдат коригирани многократно и при всеки нов контакт с клиента. Проблемът е, че това спокойствие и ръчен достъп до всеки етап от процеса по изпълнение на една поръчка отнема време. Нещо повече - сам по себе си той дава поле за нови грешки и пропуски. И за тях също трябва да се грижим собственоръчно. 

От друга страна, на някои печатари автоматизациите изглеждат сложни и неразбираеми, макар че в действителност не са. Всъщност това, което те дават, е именно улеснение.

Популярната заблуда за автоматизираните решения

Една от най-често срещаните неясноти, свързани с автоматизациите, е че тях в печатницата или ги има, или ги няма. В действителност обаче има няколко етапа, на които може да бъде една фирма за печатни услуги в това отношение. В преминаването между тези етапи няма нищо твърде неочаквано, а контролът върху процесите става не по-слаб, а по-силен.

Това, разбира се, не означава, че от днес за утре всички стари процеси в печатницата ще станат на пух и прах и единственото, което ще е във властта на печатаря, ще бъде натискането на някакво голямо червено копче.

Петте етапа на преминаване от ръчна към автоматизирана работа

Въвеждането на решения за автоматизация в една фирма за печатни услуги е стъпаловиден. В интервю в подкаста на Printerverse, Andrew Bailes-Collins, старши продуктов мениджър в Enfocus, и Toon Van Rossum, продуктов мениджър в Enfocus, представят пет етапа на автоматизация, на които могат да се намират печатниците. Накратко ги представяме за вас тук.

Първи етап

Той се отнася към печатниците, които работят по “традиционния” начин - изцяло ръчно. Тук на практика файловете се събират по различни канали като имейл, платформи за обмен на данни и др., които след това се прехвърлят към отдела за предпечатна подготовка. 

Там се извършва цялата последваща работа, включително контактите с клиента. След предпечата идва производството, но в зависимост от нуждите за обработка на поръчката това може да отнеме дни. Ролите на предпечатарите и хората, които са отговорни за комуникацията с клиента са ясно разграничени.

Втори етап

Във втория етап автоматизация все още няма. Тук обаче отговорникът за комуникацията с клиентите е силно ангажиран. Той проверява ръчно броя на страниците, размера им, броя цветове, прави сравнение с калкулацията. 

След изчистване на несъответствията в поръчката, което се случва в комуникация между клиента и лицето за контакт, поръчката се придвижва за предпечатна подготовка. Там се повтаря процесът на предпечат, който видяхме от традиционния начин на работа.

Трети етап

Третият етап е ключов. Именно в него често идва моментът, когато печатницата разбира необходимостта от автоматизация. Най-често проблемът, който се решава, е трудното ръчно копиране на файлове от системи към сървъри. 

С други думи, дошло е време за автоматично прехвърляне на файлове от компютър към сървъра за предпечатна подготовка. Евентуално се добавя и вариант за автоматизация на прифлайта.

Хубавото в този етап е, че печатницата може да види какво е да разполага с автоматизация, да я усети, да свикне с нея, да види ползите.

Накратко, въвеждат се три първоначални точки на автоматизация: 

• събирането на файловете вместо старото ръчно събиране; 

• автоматичен прифлайт, така че да не е нужна ръчна обработка на файловете;

• получаване на поръчката в компанията директно на правилното място. Същевременно се създава отчет, който казва каква е поръчката, как изглежда, и дава прифлайта ѝ.

Четвърти етап

Следва етапът на така наречената системна интеграция. Тук вече печатницата използва автоматизация на различни етапи от печатния процес, но иска да ги обедини в една обща система. 

Печатарят започва ясно да вижда, че разполага не само с един PDF файл, а с данни за цялата поръчка. А когато има данни от поръчката, които са достъпни, те могат да се ползват за много неща, например за прифлайта. Вместо просто един по-общ прифлайт, казващ “цветовете са толкова, броят на страниците е толкова”, има прогноза колко страници ще е крайният продукт, колко цветове ще има на корицата, на текста, и те могат да се сравнят с калкулацията на цената. 

Пети етап

Етапът на пълна автоматизация и интеграция - тук печатарят се замисля по-дълбоко не само за организацията на печата, а и за управлениe на данните, с които разполагат. Включват се неща катo максимално увеличаване на печатните листове, интеграция с работния поток на предпечата, автоматизирано събиране на поръчки. Така работният поток на предпечата бива захранван с данни и pdf файлове, които са добри и му позволяват да работи при максимална ефикасност. 

Става възможно и прехвърлянето на данни от крайния етап на печатането към предпечата - напр. дали има достатъчно хартия и какви видове. Получават се отчети за различни данни, напр. каква е печалбата, за колко време се извършва конкретен вид поръчка - данни, които могат да се използват за различни цели на производството.

Съвсем накратко може да се каже, че автоматизацията не е импулсивна инициатива за внезапна и неочаквана промяна, а дългосрочна стратегия за развитието на една печатница. Тя може да започне “на малки хапки” и постепенно да дава все повече ползи за производството, навлизайки постепенно и спокойно в отделните му процеси.

С помощта на софтуера Enfocus Switch можете да оптимизирате ежедневните повторяеми действия във вашата фирма за печатни услуги. 

Искате да научите още за автоматизациите? Прочетете статията Времето е пари: защо бъдещето на печата се крие в автоматизацията