Споделяме с вас мислите на служител в компанията Enfocus - разработчик на софтуер за проверка и корекция на печатни файлове и на цялостни решения за автоматизация на процесите, свързани с обработката на печатните файлове

Той обяснява процеса на въвеждане на автоматизации от гледната точка на своето участие си в тежък маратон:

Преди няколко седмици завърших втория си маратон в града Ghent. Докато тренирах за заветните 42,198 км (не подценявайте допълнителните 198 метра!) и участвайки в самата надпревара, имах много време да мисля. По време на това самотно преживяване, мотивирано от целта за успех, всъщност ми хрумна аналогията между провеждането на маратон и създаването на автоматизиран проект (има неща, които мислиш, когато трябва да разсееш ума си от болка).

За автоматизацията при управление на файловете за печат важна роля има визията с перспектива

Невъзможно е да се справите, ако днес кажете, че утре искате да проведете маратон. Ако започвате с подготовката от нулата, ще ви отнеме от една, две години, преди да успеете да завършите това легендарно разстояние. Ще трябва да планирате много внимателно и да подхождате към подготовката си стъпка по стъпка, за да постигнете целта: промяна на интензивността на натоварване, храната, техниката на изпълнение и др.

Същото важи и за проект за автоматизация. Не можете да закупите решение днес, да стартирате и да мислите, че до утре ще достигнете целта си за напълно автоматизирани процеси. 

Прилагането на решение за автоматизация изисква дългосрочна визия и внимателно планиране. Ключът е да го приложите стъпка по стъпка, като правите корекции и промени в процеса на работа, докато през цялото време използвате автоматизирана структура: 

• инсталиране на софтуер, 
• нови процедури, 
• промяна на поведението на служителите и т.н. 

Моменталните скокове от липса на автоматизация до желаната пълна автоматизация не са препоръчителни. 

Вижте защо автоматизацията трябва да се разглежда като поредица от малки стъпки: непрекъснати подобрения и устойчивото им поддържане в бъдещето, за което е необходимо време.

Автоматизацията на работа с файлове за печат изисква непрекъснато усъвършенстване

Нека се върнем към текущия сценарий: започвате да тичате два пъти седмично и след известно време увеличавате интензитета до три пъти седмично. Сега трябва да поддържате това ниво с три тренировъчни сесии на седмица, за да поддържате по-високо ниво на физическа подготовка и издръжливост. В противен случай ще загубите спечелената полза от повишената активност. 

Но ако запазите високото ниво, след още известно време ще можете да увеличите честотата и продължителността още и ще достигнете до четири тренировъчни сесии на седмица. По този начин чрез плавно надграждане се отправяте към желаната цел - маратона.

Същото отново важи и за автоматизацията: не можете да прескочите направо в идеалната ситуация. Първо започвате да прилагате някои прости автоматизирани потоци. Това ще ви помогне да промените поведението на служителите и всеки от тях ще може да види реалната полза от автоматизацията. 

От този момент нататък е много важно да поддържаме новите процеси, без да се връщаме назад. След като веднъж подобрената ситуация бъде успешно поддържана, могат да се внедрят нови потоци и нивото на автоматизация отново да се увеличава стъпка по стъпка.

Въвеждането на автоматизации не е еднократно решение, а се поддържа и обновява във времето

В началото, когато започнете да бягате, физическото състояние на тялото ви се подобрява много бързо. Но ако продължавате с еднаквата активност, ще забележите че въздействието ѝ почти ще се неутрализира с течение на времето. В този момент имате нужда от нови стимули, за да можете да направите следващия скок.

Същото важи и за внедряването на решение за автоматизация - започвате с бял екран и в началото можете да спечелите много и то много бързо, като използвате първоначалните си познания за решението. Но ако искате да направите следващия скок в проекта, ще трябва да откриете нови функции и източници на информация, с които да работите.

Те могат да бъдат намерени при четене на клиентски препоръки, участие в уеб-семинари, посещаване на конференции на потребители и т.н. Вдъхновете се, за да направите следващата стъпка и получете повече от вашия проект за автоматизация!

Да, наистина подготовката понякога боли. Но в края на краищата, вие сте по-добре: по-динамични, по-здрави и готови за бъдещето. Същото важи и за вашите служители и цялата компания - автоматизацията е здравословен избор за вашия бизнес, но не забравяйте, че това е маратон, а не спринт на 100 метра. Сега е време да се направи първата стъпка.

Разберете за софтуерното решение Switch от Enfocus, с което могат да се автоматизират повторяеми дейности.