Начало | Блог | Видове специализиран софтуер за комуникация с клиенти и генералните разлики

Блог

Видове специализиран софтуер за комуникация с клиенти и генералните разлики

Видове специализиран софтуер за комуникация с клиенти и генералните разлики

Клиенти - Комуникация - Софтуер

Една верига, базирана на нуждата от адекватно взаимодействие, познания и умения. Верига, в която гъвкавото управление на динамичните потребности интегрира в себе си високотехнологични решения, сигурност, практичност и комфорт в работния процес.

Широкият спектър на все по-усложняващите се предизвикателства поставя на фокус необходимостта от креативни решения, чиито инструменти в дългосрочен план да бъдат удобни и ефективни. Това, от една страна, означава, че можем да вършим повече на брой и вид неща, а от друга - вече става доста трудно проследяването на задачата по веригата.

В днешно време комуникацията между доставчици на печатни услуги и техните клиенти, в по-голямата си част, е електронна. Степента на интегритет и наситеност на възможности да се организира един примерен работен поток за връзка с клиентите е висока. Възможности и решения се предлагат много, включително и безплатни такива. Заедно с тях идват и съответните ограничения при употребата на едно или друго готово решение.

Бидейки специфичен, работният поток в съвременната полиграфия, по същество е същият.  Какво го прави по-особен от всеки друг?

  • Големият обем от данни
  • Къси (обикновено) срокове за реакция и изпълнение
  • Разнородна по вид информация – изображения, текстови файлове, таблици и т.н.

Задачата още повече се усложнява, ако вземем под внимание, че крайният продукт е съвкупност от всички файлове по конкретният проект и те са взаимосвързани помежду си. Така че, доста често, дори и само един файл да се „счупи“ по време на процеса по обмен на файлове между печатницата и клиента, може да се окаже фатален за реализирането на конкретната поръчка и да спре изпълнението ѝ, докато не се получи коригирания проблемен файл. На пръв поглед – нищо особено, но в дългосрочен план, и като се има предвид, че ефекта започва да се „натрупва“, това води до „затлачване“ на работния процес, и от там – до понижаване на ефективността във фирмата.

 

Какво можем да направим, за да стане работният процес по-лесен и по-приятен?

Ключовата фраза е „уеб базиран портал“. Но преди да навлезем в дълбоките води, редно и нужно е да споменем алтернативните решения (частични и не дотам).

 

Съществуващи инструменти и решения за комуникация с клиентите 

Към днешна дата съществува голямо изобилие от инструменти (платени и безплатни алтернативи) за обмен на информация и файлове. Най-общо можем да ги класифицираме в следния ред:

  • Офисни инструменти за обмен на информация и файлове – към тази група причисляваме различните FTP мениджъри, имейл приложения и софтуери за директен обмен между потребители (Peer-to-Peer). В голяма част от случаите, те са подходящи за обмен на файлове в офисна среда, но когато става въпрос за обмен на голямо количество файлове за печат, често пъти ползването им води до грешки, загуба на време, а оттам и загуба на пари. Причината за това е, че няма систематично записване на историята, тъй като самите инструменти са проектирани за еднократен директен обмен.
  • Широко достъпни инструменти за обмен – тук можем да отбележим многобройните вече варианти на файлови хранилища тип „облачна услуга“, като OneDrive, Google Drive, Drop Box, Copy, Box и т.н. Често се използват и специализирани сайтове за обмен на файлове като WeTransfer и TranZit. Както предходната група, тези инструменти са много полезни, когато става въпрос за малък поток от файлове в офис среда, но при тях файловете не са свързани с поръчките. Това, от своя страна, води до редица проблеми, например разминаване между файловете и поръчките; ръчно сваляне, качване и нанасяне на допълнителна информация (ако има такава налична) и др.
  • Потребителски решения – адаптирани комерсиални решения към Вашите конкретни нужди. Направеният по поръчка софтуер, независимо от сферата на бизнеса, има сравнително ясни предимства и недостатъци. Предимство е, че софтуерът пасва идеално на Вашия работен поток, тъй като е проектиран специално за него. Въпреки това, един от най-големите му недостатъци е неговата адаптация при промяна на Вашите потребности, тъй като тя винаги е свързана с допълнителни ресурси, време и пари.
  • Специализирани решения - портали за обмен на файлове без RIP, със собствен RIP или с RIP, който се използва за RIP на печатни форми.

 

Хибридни решения за комуникация с клиентите

Всеки през годините е изградил собствен вариант на работен поток, който му върши работа – с едно, две или повече различни приложения. Такава схема крие потенциални проблеми, касаещи въпроса с поддръжката на всяко едно от тях.

  • Във всеки един момент, разработчиците могат да сметнат за нецелесъобразно да продължават с техническата поддръжка на продукта и по този начин да Ви принудят да търсите алтернативен вариант. Нещо, което освен временен дискомфорт, ще Ви отнеме и част от технологичното време, коeто иначе бихте вложили в изпълнението на следващата поръчка.
  • Следващ подводен камък е, че винаги могат да възникнат проблеми от най-различно естество - дали ще са от съвместимост или от някоя функция, която преди сте имали, но в намерената от Вас алтернатива я няма, на практика това няма значение. Факт е, че работният Ви поток ще се наруши, макар и временно.

В  най-добрия случай – бързо ще намерите алтернатива, която да Ви върши работа.

Но какво ще стане, ако и на това приложение му бъде спряна поддръжката?

 

Ползи от специализирано решение за комуникация с клиенти

А сега нека си представим, че всички тези подзадачи по процеса могат да се обединят в едно единствено приложение. И не само това – голяма част от тях могат да се автоматизират и така да спечелите време и, по-важното – да избегнете досадните проблеми от вида „Този файл къде го свалихме?“, „Това ли е последната версия?“ и т.н.

Звучи интригуващо, нали?

Само с една платформа решавате поне половината си главоболия. Оттам-нататък са неща, които не присъстват в досегашните приложения за обмен и комуникация – възможността за автоматизиране на много от процесите. Рутинни операции, като създаване на поръчка, монтиране на клиентски файлове и последващото им представяне на клиента за одобрение… всичко това може да се случи стегнато и организирано, само на едно място. Удобно и практично, както за Вас, така и за Вашите клиенти!

Няма да има нужда да прикрепяте отделно клиентското одобрение за печат към поръчката, защото то е точно там, където са и всички останали файлове на клиента – в платформата. Одобренията се случват в реално време и на едно място– в платформата се отбелязва дали е или не е одобрена всяка страница, заедно с възможността да се оставят анотации на всяка от тях.  Всичко това превръща уеб-базираната платформа, в мощен инструмент за оптимизиране на "времеотнемащите" ежедневни задачи.

Предимствата съвсем не свършват до тук. Това е само основата, върху която стъпва една модерна уеб платформа за комуникация с клиента. За всяко едно сериозно начинание е важна възможността за разрастване. Порталът предлага големи възможности за мащабиране спрямо Вашите конкретни нужди.

 Сравнение на специализирани решения за комуникация с клиентаСравнение на специализирани решения за комуникация с клиента. Източник dlvr.it

 

Какви специализирани решения могат да ни помогнат, за да организираме хаоса и да сме ефективни?

 

InSite Creative Workflow

Какво е системата InSite Creative Workflow?

Това е софтуер, който поддържа създаването и управлението на съдържание. Вие и Вашите клиенти можете да споделяте, проверявате и одобрявате файлове през Интернет, да проследявате статуса на проекти и по този начин да имате контрол върху процеса. Системата позволява работа със стандартните в графичната индустрия векторни и растерни файлови формати и файлове на Adobe CS.

 

Kodak Prinergy Connect

Prinergy Connect е система за работен поток, която позволява върхова производителност за печат на издания, комерсиален печат и печат на опаковки. Всяка конфигурация на системата предлага автоматизирана обработка, включваща предварителен тест преди печат (preflight), управление на цвета, управление на застъпването (trap) и изготвяне на монтажи.

  • Интегриран ColorFlow софтуер
  • ORACLE база данни – проследява историята на всяко задание
  • Управление на дигитални печатни машини
  • Автоматизация, базирана на правила (RBA)
  • Kodak Preps – вграден софтуер за създаване на монтажи, достъпен през Prinergy
  • Ускоряване на печата със статична или променлива информация.

Повече информация за Kodak Prinergy Connect можете да намерите ТУК.

 

InSite Prepress Portal

Какво е InSite Prepress Portal?

InSite е уеб портал, специално създаден от Kodak, за да улесни и изчисти отношенията между печатниците или студиата за предпечатна подготовка и техните клиенти. Целта му е да се сведе до минимум предаването на техническа информация по телефона, да се стандартизира начина на обработване на файловете,  да се автоматизират повтарящите се дейности и – може би най-важното – отговорността за това как изглеждат файловете да бъде поета от този, който ги е създал.

Повече информация за Kodak Insite Prepress Portal можете да намерите ТУК.

 

Комбинацията InSite/Prinergy

Броят на параметрите, които могат да се следят в клиентските файлове с InSite/Prinergy  са над 150, като най-често използваните са: резолюция на изображенията, цветови пространства, размер на документа, минимална дебелина на линии, вградени шрифтове, размер на обрязване и наддаване и много други. Определяйки прагове за всеки един от тези параметри, се дава възможност клиентският файл да бъде проверен още в процеса на постъпването му в печатницата. И нещо повече – информацията от тази проверка стига директно при клиента, и то изпратена от самата система, а не от човек. По този начин се спестява операторът ръчно да обработва файла, да прочете съобщенията от RIP-а и да прецени тяхната важност, в последствие да търси по телефон клиента, да го намери в удобно за двете страни време, на подходящо място и да му обясни точно къде във файла и точно какви са проблемите. След това да изчака обратно обаждане или получаване на нова версия на файла.

 

Enfocus Connect

Enfocus Connect е инструмент, който позволява да се създават малки апликации (наречени Connectors), които изпълняват различни, предварително дефинирани задачи, като:

  • Създаване на PDF файлове
  • Проверка (preflight) на PDF файлове
  • Коригиране на често срещани проблеми в PDF
  • Събиране и предоставяне на Job Ticket информация
  • Доставка на всякакъв тип файл до отдалечен сървър

Прочетете повече за Enfocus Connect ТУК.

 

Enfocus Switch

Switch е софтуер, който позволява да се автоматизират множество задачи и процеси, като сортиране и преименуване на файлове, конвертиране към PDF, предварителна проверка преди печат и т.н.

Всеки един аспект от процеса може да бъде автоматизиран:

  • Switch може да събира входящи файлове, независимо къде се намират физически във Вашата система
  • Задачите се изпълняват без никаква ръчна намеса
  • Обработените файлове автоматично се записват на необходимите за това места.

Работейки със Switch, Вие можете да спестите много време.

 

  • Модули

Switch е приложение, изградено на модулен принцип, което съдържа:

  • Модул ядро, което предлага основната функционалност – сортиране, преименуване, разделяне, обединяване на файлове и т.н.
  • Множество от допълнителни модули, които може да закупите, ако имате нужда от допълнителни функционалности.

Например, ако искате да използвате Switch, за да автоматизирате задачите, изпълнявани от други програми (като Adobe Creative Suite), ще имате нужда от лиценз за Switch Configurator.

Ако искате да използвате информацията от бази данни в Switch, ще се нуждаете от модула Database.

 

  • Компоненти

Когато стартирате инсталатора на Switch, той ще се инсталира със следните компоненти:

  • Switch Server – основното ядро. Стартира се във фонов режим и изпълнява всички процеси. Няма потребителски интерфейс и се стартира и спира от Switch Designer.
  • Switch Designer е потребителския интерфейс на Switch; това е компонента, който ползвате, когато работите със Switch.
  • Switch WebServer Ви позволява да се свържете със Switch Server през уеб браузър, например за да разгледате лог съобщенията.
  • SwitchScripter е отделно приложение за работа със Switch: то Ви позволява да създавате и да тествате скриптове за Switch. Можете да го ползвате, ако имате лиценз за Scripting Module.
  • SwitchClient е друг компонент на Switch, но има отделен инсталатор. SwitchClient Ви позволява да изпращате и да преглеждате файлове дистанционно. Можете да го ползвате, ако имате лиценз за SwitchClient Module.

 Подробна информация за Enfocus Switch можете да намерите ТУК.

 

Разнообразието от специализиран софтуер за комуникация с клиента е голямо. Почти всяка голяма компания предлага такова. Въпросът е как да изберем правилното за нас. Разбира се, цената му е от значение, но както казват англичаните „Евтиното струва скъпо“, и спестените пари могат да Ви донесат главоболия и проблеми. Затова преди да се спрете на едно решение, вземете под внимание следните въпроси:

  • Лесен ли е за използване?
  • Web базиран ли е софтуера?
  • Може ли да се проследява статуса на поръчката?
  • Какви ограничения има (напр. може да съхранява файлове до Х GB)?
  • Подходящ ли е за Вашата сфера на дейност?
  • Съвместим ли е с продуктите, които вече използвате?
Най-популярни
Последни

Свързани продукти