Начало | Блог | Автоматизация от началото

Блог

Автоматизация от началото

Автоматизация от началото

 Автоматизацията на работния поток е станала неразделна част от производствените процеси на много доставчици на печатни решения. В безкрайното преследване на ефективност, следващата стъпка е да разширите автоматизацията, така че тя да обхване и компютрите на вашите клиенти с цел да се намалят грешките, да се съкрати времето за производство и да се улесни животът на вашите клиенти. Важната съставка тук е възможността да се събират данни за клиента и поръчката в същия момент, в който поръчката се подава за печат. Това става най-добре чрез използването на интелигентни форми (job tickets) и XML файловете, които тези форми създават.

 Да започнем с основите

Разбирането на включените технологии ще помогне да водим по-добре дискусията. Основната технология, за която ще говорим е Extensible Markup Language (XML). XML е език, който дефинира група от правила за създаване на документи, както и за организиране на данни във формат, който може да се чете както от хора, така и от компютри.

 Целите на дизайна на XML са да подчертае простотата, общото представяне и използваемостта в интернет и в различни апликации. Това го прави много подходящ формат за интегриране на потребителски апликации със системи, като бази данни или решения за автоматизация на работния поток. Също така, благодарение на това, че XML може да се генерира от хората, както и от различни устройства (като например мета данни), типовете информация, която може да се съдържа в XML, са значителнен брой.

 Друга технология, която е важна са мета данните. Мета данните са данни, които предоставят информация за други данни. Съществуват два вида мета данни – структурирани мета данни и описателни мета данни. Структурираните мета данни са данни, свързани с контейнерите данни. Описателните мета данни използват единичните данни на апликацията или нейното съдържание.

 JDF – Job Definition Format – е вид мета данни, които са създадени специално за печатната индустрия. Extensible Metadata Platform (XMP) е друга вид мета данни, които са създадени от Adobe Systems и се използват в графичните среди.

 И накрая говорим за Електронни технологични карти (Electronic Job Ticket) или форми. Електронните технологични карти (задания) са местата, където могат да се опишат потребителски данни, които да се използват в XML. Те могат да събират информация за крайния клиент, тяхното намерение за тази поръчка и сведения за файловете, които ще бъдат изпратени и за какво ще бъдат те.

 Клиентът, който няма автоматизация

 В днешната среда за печат на графични файлове, често клиентите се оправят сами, докато не са готови да подадат своите файлове за печат, за да започне печатния процес. Следващите редове представят сценарий, който може да Ви се стори познат, както и на вашите клиенти.

 Дизайнерът е направил зададената поръчка. Клиентът е щастлив и няма търпение да подаде файловете си за печат.

 В този момент доставчикът на печатни услуги е в позиция и е готов. Офертата е в системата. Сайтът им е готов, работи и е готов да приеме поръчката. Предпечатът е готов да се включи в момента в който поръчката е подадена. Търговецът е въоръжен с телефона си в готовност да получи обаждане от клиента.

 Всичко е паузирано и чака клиентът да направи първата стъпка и да изпрати финалните файлове за поръчката.

 Обратно при дизайнера - всички се взират в комютъра и се опитват да си спомнят какви бяха изискванията на печатницата към финалните файлове. Започват да се ровят по сайта на печатницата с цел да намерят някакви насоки към спецификациите. Спецификации, които нищо не им говорят. “Карай, печатницата ще се оправи” си казват.

 С “готовия” за изпращане файл започват да търсят мястото за ъплоуд на сайта на печатницата и паролите за достъп до него. След известно време намират паролите си за достъп и започват процесът по качване на файлове. Тяхната задача вече наближава своя край.

 В същото време печатницата е готова да получи файловете. Когато това стане, някой ще погледне файловете и ще провери дали са пълни, дали отговарят на изискванията и ще ги прати на производството. Често това изпращане означава качването на файловете в някаква система за автоматизация на работния процес, която се използва в печатницата за обработка на файлове от всички клиенти.

 Ако гореописания сценарий Ви звучи познато, то най-вероятно Ви звучи познато и това, че много неща могат да се объркат. Изпратените от клиентите коментари по файловете могат да бъдат пропуснати от предпечата, който си мисли, че работи с последните версии на файловете. Може да се получат забавяния от това, че никой не е бил уведомен, че файловете са изпратени. Има вероятност и за продължаваща поддръжка и разговори с клиенти, които имат нужда от помощ за подготовката на файловете, тяхното качване или проверка и одобрение.

 Най-слабото звено във всички работни процеси обикновено е клиентът, тяхното технологично познание и начинът по който комуникират със своите доставчици на печатни решения. И когато това звено се "счупи", файловете се губят, проверките и одобренията стават некоректни и в крайна сметка производството се забавя. И печатницата губи време, което струва пари.

 Клиентът, който работи с автоматизация

 XML е гръбнакът на автоматизацията. Когато се интегрира правилно в системи, с които работи и клиентът, той може да помогне да се автоматизират клиентските задачи и на свой ред да оптимизира последващите етапи. За клиентът (крайният потребител) добрата интеграция и използване на XML може да подобри комуникацията, да намали грешките и да оптимизира производството.

 Като пример клиентът, който използва автоматизация и е готов да подаде своите файлове по съществуваща оферта, може да види само своите отворени поръчки в системата след логин. Това гарантира, че файловете, които подава, са свързани с правилната поръчка.

Това дава възможност на един уеб сайт да покаже на клиента обобщена информация за неговите поръчки, които са изтеглени от ERP/MIS система и ако XML файлът носи информация за спецификациите на поръчката като брой цветове, размер на документа, намерение за печат и брой страници, тези параметри могат да се изпратят на автоматизиран поток за проверка на файловете.

В този момент при наличие на автоматизиран модул за проверка на файлове, файлът може да се провери по предварително подготвен процес, но с допълнителни спецификации от XML. В рамките на Enfocus това се нарича Smart Preflight.

 Ролята на XML

XML е много гъвкав. В рамките на структурата на XML може да се съхраняват почти всички типове информация за клиент, поръчка или информация за файлове. Данните за клиента може да съдържат детайли, като:

  • име на клиента
  • адрес
  • имейл
  • клиентски номер

Информацията за поръчката може да съдържа:

  • име на поръчката
  • номер на поръчката
  • съдържание на заданието
  • предпочитания към скрепването
  • описание

Информацията за файловете може да съдържа:

  • размер на документа
  • брой цветове
  • брой страници
  • дали файлът е примерен с цел ценообразуване или е финален за печат

 Ключът към използването на максималните възможности на XML е дефинирането на работен поток, в който правилната информация се събира в правилния момент, позволявайки тя да бъде използвана от последващи производствени процеси. Тоест, точно като автоматизацията на работния поток, това трябва да се обмисли много внимателно и да се дефинират ясни цели.

Добри въпроси за началото на планирането са:

  • Какво бихте искали да постигнете чрез събирането на мета данни
  • От къде ще дойде тази информация
  • Как ще се използва тази информация
  • Кои съществуващи системи ще се възползват от нея
  • Какви ползи ще получим от тази информация

 

 Ето няколко примера

  Въпрос: Какво искаме да постигнем?

 Отговор: Да свържем входящите файлове с отворени поръчки

 

 Въпрос: От къде ще дойде тази информация?

 Отговор: Офертите се пазят в MIS системата и имат ID на клиента

 

 Въпрос: Как ще използваме тази информация?

 Отговор: Ще я представим на клиента на нашия сайт за качване на файлове като падащ списък, от който може да се избират стойности

 

 Въпрос: Кои съществуващи системи ще се възползват?

 Отговор: Нашият съществуващ сайт и нашата MIS система

 

 Въпрос: Какви ползи ще имаме от тази информация?

 Отговор: Входящите файлове ще се свързват автоматично със съществуващи оферти в нашата MIS система и ще се обновяват мигновено

  Разполагайки с тази информация, можете да пристъпите към следващия етап – постижимост. Тук, разбира се, нещата стават много технически.

 Може да имате уеб сайт или сайт за качване на файлове, но те в момента да не обменят информация с вашата MIS система. Може би има въпроси, които трябва сериозно да се обсъдят. Вероятно ще трябва да използвате SQL заявки, JavaScript или други езици, за да правите запитвания към MIS системите и да публикувате резултатите на уеб сайтове. Списъкът с технически проблеми може да стане много дълъг.

 Добрата новина е, че в повечето случаи има решение. Технологията за обмен на информация с бекенд системи е установена и има много начини да се реализира. Плюс това има много експерти, които могат да помогнат. В Enfocus има световна мрежа от експерти, които са сертифицирани и специализират в разрешаването на подобни проблеми, свързани с интеграцията. Те са експерти в работата с XML, интеграция с бази данни и автоматизация на работния поток за графичната индустрия. Търсенето на помощ от специалисти за дизайна на работния поток може да бъде полезно и да Ви спести време и възможни грешки.

Ами JDF?

 Job Definition Format (JDF) е технически стандарт, създаден за графичната индустрия, който да създаде интеграция между работните потоци на различни доставчици в една среда. Това е XML формат, който съдържа описание на поръчката, описание на съобщенията и метода на размяна на съобщения. JDF се управлява от CIP4 – абривиетарура, която означава International Cooperation for the Integration of Processes in Prepress, Press and Postpress.

 JDF е XML файл, в който има дефиниран стандартен списък от полета, които теоретично всяка апликация, която поддържа JDF, трябва да може да използва с минимална интеграция. Въпреки това универсалният JDF е една плаваща цел, поради многото промени в технологиите и идеите на индустрията какво да прави с тях. Добрата новина е, че в крайна сметка той е XML, тоест ако вече имате JDF работен поток, не би трябвало да е проблем да създадете Вашите XML, така че да бъдат съвместими с него. Само трябва да знаете каква версия на JDF използвате и какъв формат изисква тя. Тази информация може да се получи от доставчиците, които вече използват JDF във Вашия работен поток, както и от CIP4 групата.

 XML и Enfocus

 Enfocus Switchе работния поток за автоматизация на Enfocus използва в своята основа XML. XML и файловите мета данни се използват значително в Switch, за да се постигне интелигентно сортиране на файлове, обработката им и комуникацията с трети системи като Web-to-Print или MIS/ERP. С използването на Switch, XML и мета данните стават основната информация, която управлява обработката на файлове.

 Благодарение на XML, който носи информацията и Switch, който използва тази информация, за да извършва различни действия, операторите се освобождават от някои повторяеми действия и могат да се фокусират в по-сложни казуси.

 До Enfocus Switch стои Enfocus Connect All. Connect е автоматизация за клиента, която гарантира качеството на подаваните файлове, като оптимизира и процеса на тяхното изпращане.

 Connect дава възможност на доставчика да контролира настройките за функции, като създаване на PDF, проверка (preflight) на файлове още при клиента, корекция на PDF файлове и подаване на задания. Това елиминира нуждата за клиента да знае детайлните настройки за създаване на PDF, да помни уеб адреси или дори пароли за достъп, за да изпрати своя файл. Всичко се дефинира предварително за клиента и всичко, което той трябва да направи е да провлачи (drag and drop) файл или да кликнат “print” за да го изпрати в своята поръчка.

 Съвсем очаквано една от основните функции на Connect е създаване на технологично задание за всяка поръчка. Благодарение на техническото задание, потребителите могат да предоставят информация за себе си, за поръчката или за файловете, които ще изпратят. Тази информация се превръща в XML файл и може да се използва за различни процеси като проверка с променливи настройки в реално време (Smart Preflight), преименуване на файлове или дори създаване на динамични пътища за запазване.

  В крайна сметка XML може да се получи заедно с файловете, за да автоматизира процесите в други приложения като Enfocus Switch или MIS системи.

 Заключение

 XML е основата на автоматизацията – както в производствената среда, така и с външните клиенти. Той дава общ език за работа на сайтове за клиенти с бази данни и производствени системи. Благодарение на възможността да се събира тази информация на сравнително ранен етап от производствения процес, се създава възможност за печатниците да работят по-тясно сътрудничество със своите клиенти, да намалят грешките и неяснотите и да успеят да отпечатат повече поръчки за по-кратко време.

Най-популярни
Последни