Начало | Блог | Основни понятия в автоматизацията на поръчките в печатната индустрия

Блог

Основни понятия в автоматизацията на поръчките в печатната индустрия

Основни понятия в автоматизацията на поръчките в печатната индустрия

Автоматизацията на работния поток е неразделна част от процесите на производство на много печатници. Ако все още не работите с автоматизация в областта на предпечата, вероятно срещате и редица трудности, за които вече има решение.

Преследване на ефективност в печатния бранш сякаш няма край, но поне следващите стъпки са ясни:

  • да се разшири автоматизацията, така че да обхване компютрите не само на печатницата, а и на клиентите - с цел да се намалят грешките;
  • да се съкрати времето за производство;
  • да се улесни животът на вашите клиенти. 

Важната съставка тук е възможността да се събират данни за клиента и поръчката в същия момент, в който поръчката се подава за печат. Това става най-добре чрез използването на интелигентни форми (job tickets) и XML файловете, които тези форми създават. 

 

Основи на автоматизацията в областта на печата и предпечата

Езикът XML, който помага за свързването на приложения и системи

Основна технология, залегнала в автоматизацията на предпечатните процеси, е Extensible Markup Language (XML). Тя помага за взаимното интегриране на приложения и системи. XML е език, който дефинира група от правила за създаване на документи, както и за организиране на данни във формат, който може да се чете както от хора, така и от компютри.

Целите на дизайна на XML са да подчертае простотата, общото представяне и използваемостта в интернет и в различни апликации. Това го прави много подходящ формат за интегриране на потребителски апликации със системи, като бази данни или решения за автоматизация на работния поток

XML може да се генерира както от хората, така и от различни устройства. Благодарение на това съществува значителен брой типове информация, която може да се съдържа в XML.

 

Метаданни, които се използват за автоматизацията в печатната индустрия

Друга технология, която е важна, са метаданните. Метаданните са данни, които предоставят информация за други данни

Съществуват два вида:

  • Структурирани метаданни са данни, свързани с контейнерите данни. 
  • Описателните метаданни използват единичните данни на апликацията или нейното съдържание.

JDF (Job Definition Format) е вид метаданни, които са създадени специално за печатната индустрия. 

Extensible Metadata Platform (XMP) е друга вид метаданни, които са създадени от Adobe Systems и се използват в графичните среди.

 

Електронни технологични карти (job ticket) - мястото за описание на данните, които да се използват в XML

Накрая говорим за Електронни технологични карти (Electronic Job Ticket) или форми. Електронните технологични карти (задания) са местата, където могат да се опишат потребителски данни, които да се използват в XML. Те могат да събират информация за крайния клиент, тяхното намерение за тази поръчка и сведения за файловете, които ще бъдат изпратени, и за какво ще бъдат те.

 

Типични действия на клиента, който няма автоматизация

В днешната среда за печат на графични файлове, често клиентите се оправят сами, докато не са готови да подадат своите файлове за печат, за да започне печатният процес. Следващите редове представят сценарий, който може да ви се стори познат, както и на вашите клиенти.

 

Готовност от двете страни - на дизайнера и на предпечата

Дизайнерът е направил зададената поръчка. Клиентът е щастлив и няма търпение да подаде файловете си за печат.

В този момент доставчикът на печатни услуги е в позиция и е готов. Офертата е в системата. Сайтът им е готов, работи и е готов да приеме поръчката. Предпечатът е готов да се включи в момента, в който поръчката е подадена. Търговецът е въоръжен с телефона си в готовност да получи обаждане от клиента.

Всичко е паузирано и чака, докато клиентът направи първата стъпка и изпрати финалните файлове за поръчката.

 

Финални усилия от страна на дизайнера за изготвяне на файл

Обратно при дизайнера - всички се взират в компютъра и се опитват да си спомнят какви бяха изискванията на печатницата към финалните файлове. Започват да се ровят по сайта на печатницата с цел да намерят някакви насоки към спецификациите. Спецификации, които нищо не им говорят. “Карай, печатницата ще се оправи”, си казват.

С “готовия” за изпращане файл започват да търсят мястото за ъплоуд на сайта на печатницата и паролите за достъп до него. След известно време намират паролите си за достъп и започват процеса по качване на файлове. Тяхната задача вече наближава своя край.

 

Получаване на файла в печатницата и последващи действия

В същото време печатницата е готова да получи файловете. Когато това стане, някой ще погледне файловете и ще провери дали са пълни, дали отговарят на изискванията и ще ги прати на производството. Често това изпращане означава качването на файловете в някаква система за автоматизация на работния процес, която се използва в печатницата за обработка на файлове от всички клиенти.

 

Получаване на идеален файл за печат или затруднения с обработката му

Ако гореописаният сценарий ви звучи познато, то най-вероятно ви звучи познато и това, че много неща могат да се объркат: 

  • изпратените от клиентите коментари по файловете могат да бъдат пропуснати от специалистите по предпечатна подготовка, които си мислят, че работят с последните версии на файловете
  • може да се получат забавяния от това, че никой не е бил уведомен, че файловете са изпратени. Има вероятност и за продължаваща поддръжка и разговори с клиенти, които имат нужда от помощ за подготовката на файловете, тяхното качване или проверка и одобрение.

Най-слабото звено във всички работни процеси обикновено е клиентът, неговото технологично познание и начинът, по който комуникира със своите доставчици на печатни решения. И когато това звено “се счупи", файловете се губят, проверките и одобренията стават некоректни и в крайна сметка производството се забавя. И печатницата губи време, което струва пари.

 

Типични действия на клиента, който работи с автоматизация

XML е гръбнакът на автоматизацията. Когато се интегрира правилно в системи, с които работи и клиентът, той може да помогне да се автоматизират клиентските задачи и на свой ред да оптимизират последващите етапи. 

За клиента (крайният потребител) добрата интеграция и използване на XML може да подобри комуникацията, да намали грешките и да оптимизира производството.

 

Улеснение за клиента при използване на автоматизация за създаване и проследяване на поръчките

Като пример клиентът, който използва автоматизация и е готов да подаде своите файлове по съществуваща оферта, може да види само своите отворени поръчки в системата след логин. Това гарантира, че файловете, които подава за подготовка за печат, са свързани с правилната поръчка.

Това дава възможност на един уебсайт да покаже на клиента обобщена информация за неговите поръчки, които са изтеглени от ERP/MIS система. А ако XML файлът носи информация за спецификациите на поръчката като брой цветове, размер на документа, намерение за печат и брой страници, тези параметри могат да се изпратят на автоматизиран поток за проверка на файловете.

 

Възможност за автоматизирана проверка на файла

В този момент при наличие на автоматизиран модул за проверка на файлове, файлът може да се провери по предварително подготвен процес, но с допълнителни спецификации от XML. 

 

Ролята на езика XML, който дефинира група от правила за създаване на документи

XML е много гъвкав. В рамките на структурата на XML може да се съхраняват почти всички типове информация за клиент, поръчка или информация за файлове: 

  • данните за клиента може да съдържат детайли като: име на клиента, адрес, имейл, клиентски номер;
  • информацията за поръчката може да съдържа: име на поръчката, номер на поръчката, съдържание на заданието, предпочитания към скрепването, описание;
  • информацията за файловете може да съдържа: размер на документа, брой цветове, брой страници; дали файлът е примерен с цел ценообразуване, или е финален за печат.

 

Дефиниране на работен поток и събиране на точната информация

Ключът към използването на максималните възможности на XML е дефинирането на работен поток, в който правилната информация се събира в правилния момент, позволявайки тя да бъде използвана от последващи производствени процеси. Тоест, точно като автоматизацията на работния поток, това трябва да се обмисли много внимателно и да се дефинират ясни цели.

 

Първи въпроси при стартиране на автоматизация в предпечатните процеси

Както и с много други дейности, и с автоматизацията понякога е трудно да решиш откъде да започнеш. Съществуват обаче конкретни стъпки, с които автоматизациите да се въвеждат поетапно и плавно в печатниците, без да нарушават ежедневния ритъм на работа. Затова е важно да знаеш какви въпроси да си зададеш, за да тръгнеш в правилната посока. 

Добри въпроси за началото на планирането са:

  • Какво бихте искали да постигнете чрез събирането на мета данни;
  • От къде ще дойде тази информация;
  • Как ще се използва тази информация;
  • Кои съществуващи системи ще се възползват от нея;
  • Какви ползи ще получим от тази информация.

 

Примери за въпроси и отговори при стартиране на автоматизация в предпечатните процеси

Представяме ви няколко примера на въпроси и техните отговори, свързани с автоматизацията на работата с клиентските файлове и подготовката им за печат до изпращането до печатната машина.

Въпрос: Какво искаме да постигнем?

Отговор: Да свържем входящите файлове с отворени поръчки

Въпрос: Откъде ще дойде тази информация?

Отговор: Офертите се пазят в MIS системата (информационната система) и имат ID на клиента

Въпрос: Как ще използваме тази информация?

Отговор: Ще я представим на клиента на нашия сайт за качване на файлове като падащ списък, от който може да се избират стойности

Въпрос: Кои съществуващи системи ще се възползват?

Отговор: Нашият съществуващ сайт и нашата MIS система.

Въпрос: Какви ползи ще имаме от тази информация?

Отговор: Входящите файлове ще се свързват автоматично със съществуващи оферти в нашата MIS система и ще се обновяват мигновено.

Разполагайки с тази информация, можете да пристъпите към следващия етап – постижимост. Тук, разбира се, нещата стават много технически.

 

Съществуват решения и за специфични технически затруднения

Може да имате уеб сайт или сайт за качване на файлове, но те в момента да не обменят информация с вашата MIS система (информационната система за управление). Може би има въпроси, които трябва сериозно да се обсъдят. Вероятно ще трябва да използвате SQL заявки, JavaScript или други езици, за да правите запитвания към MIS системите и да публикувате резултатите на уеб сайтове. Списъкът с технически проблеми може да стане много дълъг.

Добрата новина е, че в повечето случаи има решение. Технологията за обмен на информация с бекенд системи е установена и има много начини да се реализира. Плюс това има много експерти в работата с XML, интеграция с бази данни и автоматизация на работния поток за графичната индустрия. Търсенето на помощ от специалисти за дизайна на работния поток може да бъде полезно и да ви спести време и възможни грешки.


Ролята на техническия стандарт за интеграция в графичната индустрия JDF

Job Definition Format (JDF) е технически стандарт, създаден за графичната индустрия, който да създаде интеграция между работните потоци на различни доставчици в една среда

Това е XML формат, който съдържа описание на поръчката, описание на съобщенията и метода на размяна на съобщения. JDF се управлява от CIP4 – абревиатура, която означава International Cooperation for the Integration of Processes in Prepress, Press and Postpress.

JDF е XML файл, в който има дефиниран стандартен списък от полета, които теоретично всяка апликация, която поддържа JDF, трябва да може да използва с минимална интеграция. 

Въпреки това, универсалният JDF е една плаваща цел, поради многото промени в технологиите и идеите на индустрията какво да прави с тях. Добрата новина е, че в крайна сметка той е XML, тоест ако вече имате JDF работен поток, не би трябвало да е проблем да създадете вашите XML, така че да бъдат съвместими с него. Само трябва да знаете каква версия на JDF използвате и какъв формат изисква тя. Тази информация може да се получи от доставчиците, които вече използват JDF във Вашия работен поток, както и от CIP4 групата.

 

Как езикът XML се използва в работния поток Enfocus Switch?

Езикът XML е в основата на работния поток за автоматизация Enfocus Switch. В него XML и файловите метаданни се използват значително, за да се постигне интелигентно сортиране на файлове, обработката им и комуникацията с трети системи като Web-to-Print или MIS/ERP. С използването на Switch, XML и метаданните стават основната информация, която управлява обработката на файлове и подготовката им за печат.

Благодарение на XML, който носи информацията, и Switch, който използва тази информация, за да извършва различни действия, операторите се освобождават от някои повторяеми действия и могат да се фокусират в по-сложни казуси.

До Enfocus Switch стои инструментът Enfocus Connect All - автоматизация за клиента, която гарантира качеството на подаваните файлове, като оптимизира и процеса на тяхното изпращане. 

Той елиминира нуждата за клиента:

  • да знае детайлните настройки за създаване на PDF
  • да помни уеб адреси или дори пароли за достъп, за да изпрати своя файл,

което е възможно именно чрез превръщането на информацията в XML файл.

 

Основната полза от езика XML за автоматизацията и управлението на поръчките в печатниците 

XML е основата на автоматизацията – както в производствената среда, така и с външните клиенти. Той дава общ език за работа на сайтове за клиенти с бази данни и производствени системи. 

Благодарение на възможността да се събира тази информация на сравнително ранен етап от производствения процес, се създава възможност за печатниците да работят в по-тясно сътрудничество със своите клиенти, да намалят грешките и неяснотите и да успеят да отпечатат повече поръчки за по-кратко време.

Как се управляват поръчките от изпращането от клиента до придвижването на файла до печатната машина? 

Вижте повече за автоматизирането на входящите файлове, автоматичната им проверка и корекция, покритието на всички процеси чрез автоматизация


Прочетете повече за възможностите на софтуерното приложение за автоматизация на работата с файлове за печат Enfocus Switch.

Най-популярни
Последни