Начало | Блог | Автоматизация на получаването, проверките и корекциите на файлове, интеграция с трети системи и обединение на процесите в общ работен поток

Блог

Автоматизация на получаването, проверките и корекциите на файлове, интеграция с трети системи и обединение на процесите в общ работен поток

Автоматизация на получаването, проверките и корекциите на файлове, интеграция с трети системи и обединение на процесите в общ работен поток

С автоматизацията на предпечатните процеси става възможно да не се извършват ръчно действия, които се повтарят често, без да носят добавена стойност за печатницата. Преобразуването на процесите в печатницата става постепенно, съобразено с темпото на работа в компанията, така че естественият поток на поръчките да продължи без прекъсване. 

Същността на автоматизацията е да създава графична последователност от стъпки, която изпълнява някои действия или последователност от действия, които в различна степен се извършват автоматизирано. Тези действия засягат производствени файлове и могат да се отнасят към оформление на документи, PDF файлове, изображения или други видове файлове. 

Автоматизацията на предпечатните процеси подобрява работа по процеси като създаване, проверка, обработка, конвертиране, печат и архивиране на различните видове документи. Наред с това, значително намалява времето, необходимо за проверката на статуса на поръчките и комуникацията с клиентите.  

Автоматизацията подпомага предпечатния и печатния процес, като:

  • автоматизира повтарящите се задачи
  • интегрира популярните приложения, които използвате
  • разширява се с допълнителни апликации
  • Добре за дългосрочното развитие е системата за автоматизация да дава възможност за плавно развитие и допълване с нови възможности спрямо темпото на развитие на печатницата

Понякога автоматизацията може да оставя усещането, че се губи контролът върху процесите, но в действителност по-скоро се печели повече контрол над действията, които вече не се извършват “на ръка”. А нуждата от многократна проверка за грешки отпада, заедно с времето, което иначе се използва за многократно прехвърляне на поръчката. 

От друга страна, за някои предпечатари автоматизациите може да изглеждат сложни. Тяхната работа обаче е не да усложни, а да улесни работата в предпечата, като повиши ефективността и позволи да се увеличи печалбата от поръчките.  

 

Автоматизиране на получаването и сортирането на файлове и поръчки според техния вид

Важна част от въвеждането на автоматизации в предпечата е възможността за получаване, сортиране и пренасочване на входящите поръчки. Към тези функционалности се добавя и възможността за сваляне на файлове от FTP, Mail сървър или облачно пространство, тяхното разархивиране и сортиране по вид, както и автоматична комуникация с клиента за различни етапи от придвижването на файловете за печат.       

С отпадането на голяма част от ръчната работа, което е пряк резултат от автоматизацията, се освобождава време за творческа дейност, която да донесе по-висока добавена стойност.

Основни етапи от процесите, които автоматизацията в предпечата може да подобри при работата с файлове за печат и които се извършват при задаване на конкретни параметри, са:

  • Приемът на файлове;
  • Обработката;
  • Проверката;
  • Одобрението;
  • Сортирането; 
  • Архивирането;
  • Други действия по управлението на файлове.

И въпреки че понякога съществуват необосновани опасения за начина, по който работи автоматизацията на получаването на файлове, поръчките за печат и целия работен поток, те все по-активно навлизат в ежедневната работа на предпечата.

 

Автоматични проверки и корекции на файловете за печат

Автоматичните проверки и корекции на файловете обхващат редица дейности, които иначе отнемат време, което би могло да се използва за по-креативни дейности.  

Това може да включва дейности като:

  • изпълнение на функции за редактиране на изображения, като например промяна на размера или коригиране на цветовете; 
  • финален преглед и корекции; 
  • Последващи действия като взаимодействие с MIS и ERP системи или друг работен процес на системи от трети страни;

С автоматизирани работни процеси, голяма част от “тежката” оперативна работа по подготовката на файлове за печат на практика се елиминира. 

 

Интеграция на трети системи в процеса

Автоматизацията не е нещо крайно новаторско или нечувано досега от предпечатарите.

Разбира се, сега не е никак късно да се започне от нулата. А една цел дългосрочна цел, която печатниците могат да си поставят, е не само автоматизация на процесите, а и едновременната им интеграция на бизнес ниво и на производствено ниво.

Но какво включва такава интеграция? 

  • онлайн магазинът / организаторът на поръчките да има Връзка между MIS системата и онлайн магазина или човека, който организатора поръчките;
  • тези две платформи да имат връзка с производството;
  • предпечатните дейности даобменят инфомрация с MIS системата;
  • ясна видимост и достъп до промените в поръчката, таксите и разходите, както и статусите на поръчките и информацията за тях през целия производствен и бизнес процес; 
  • да се изпращат точни инструкции до автоматизираното довършително оборудване;
  • известията за доставка да отиват обратно до MIS системата и съответно до онлайн магазина или до човек, който организира поръчките.

Колкото повече информация достига до печатната MIS система, толкова по-добри възможности за планиране, ценообразуване и организация на времето са налице за печатницата. Прочетете повече за интеграцията на MIS системите за печат с платформата за автоматизация на работата с файлове Enfocus Switch!

 

Покрива ли автоматизацията всички процеси

Кои са процесите, при които може да се използва автоматизация? С платформата за автоматизация на работатас файлове Enfocus Switch например могат да се автоматизират повторяеми действия от следните процеси: 

  • Гладка комуникация между CRM, Print MIS и автоматизирания работен поток за предпечат;
  • Лесен достъп „уеб до печат“ (web-to-print) за клиентите;
  • Автоматизиран дизайн на шаблони - проектиране на шаблони за стандартизирани продукти (канцеларски материали, визитки и др.);
  • Способност за предвиждане на различни възможни сценарии, за да може да се провери как очакваните поръчки биха повлияли на съществуващите такива;
  • Поддържане на всички страни - проверка на папки за качени нови поръчки и изтеглянето им, информация до всички клиенти за състоянието на вече създадена поръчка, изпращане на персонализирани известия по имейл, изпращане на известия по SMS;
  • Премахване на повтарящи се задачи за специалистите по предпечат и печат

Използвайки правилния софтуер за автоматизиране на процесите в предпечата, вие покривате много от повторяемите дейности от предпечатния процес. По този начин намаляват грешките, увеличава се производителността, а по-късите тиражи могат да бъдат печеливши.

 

Софтуерът, с който можете да автоматизирате повтарящи се действия и да интегрирате действията на различни апликации Enfocus Switch

Enfocus Switch е инструмент за създаване на автоматизирана последователност от действия, специално разработен да отговори на всички гореизброени опасения и изисквания за автоматизация на работните процеси. Switch позволява на доставчиците на печатни услуги да автоматизират повтарящи се или затормозяващи човешкия ум задачи, така че потребителите да могат да се възползват от по-строгите или по-забавните елементи на производство и изпълнение на техните бизнес дейности. Какво може да се автоматизира? Реално, всичко зависи от индивидуалния потребител, но някои неща, които Switch може да автоматизира включват:

  • Изтегляне на файлове от FTP сървъри или електронна поща и пренасочването им накъдето трябва да се придвижат;
  • Изпращане на известия или имейли за потвърждение до клиенти;
  • Сортиране на файлове по тип файл, метаданни и условия;
  • Разделяне или сливане на PDF файлове.

Оптимизирайте, персонализирайте и поемете контрола върху вашите печатни процеси с базовия модул на Enfocus Switch - Core Engine!

 

Сега е времето за инвестиция в автоматизация на предпечатния процес

Инвестицията в правилното решение за автоматизация на допечатния и печатния процес е жизненоважна за всяка печатница, която иска да се справи с една динамична бизнес среда. Печатната индустрия се променя бързо, а заедно с нея и необходимите инструменти, за да работят компаниите точно и бързо. 

 

Автоматизация за файлове Enfocus EPM Preflight

Пример за работен поток, изграден на основата на Switch, e софтуерният инструмент за автоматизация на обработка на файлове за печат на HP Indigo Enfocus EPM Preflight. Той представлява решение, което дава възможност на ползвателите на HP Indigo да автоматизират изцяло процеса по проверка и оценка, кои файлове са подходящи за печат с EPM решението на HP Indigo.


Автоматизирайте повтарящите се действия и интегрирайте различни апликации с платформата за работа с печатни файлове Enfocus Switch!

Най-популярни
Последни