Интеграция на моята MIS система за печат с платформа за автоматизация на работата с файлове

В тази статия ще ви представим положителните страни на това, да се направи връзка между:

• системата за управление на информацията в печатницата (MIS) и 
• платформа за автоматизация на работата с файлове

Важно е обаче да се има предвид, че възможностите за автоматизации на процесите в печатниците са богати. Затова от тях могат да се възползват и печатници, при които все още не се използва MIS система.  

Системите за управление на информацията (Management Information Systems) безспорно са задължителен елемент за успешната работа печатниците, които имат различни по характер и специфика поръчки. Тези системи са мозъкът на всяко действие, придвижващо печатното задание към следващ етап.

Много печатници разчитат на MIS системите за управление на бизнеса си. Броят на доставчиците на тези софтуери обаче е поразителен. Да изберете правилния инструмент за вашия бизнес може да се окаже трудна задача.

С търсене в Google на „mis software for print business“ излизат милиони резултати. Разбира се, това е подвеждащо число, но погледът към първите няколко страници с резултати разкрива доста различни решения. Между тях все трябва да има общи функции, както и уникални такива, а в крайна сметка има и правилния за всеки бизнес.

В допълнение, MIS системата носи редица ползи, когато е интегрирана със система за автоматизация на управлението на файловете за печат. 

Комуникация между системите за ефективно печатно производство

Доверието в печатната MIS система е лесно, когатопечатницат е пряк производител с ясен дългосрочен план, подаден от клиента. Лесно е, когато предлаганите продукти или услуги са изградени на база стандартна и ясно дефинирана поръчка. 

Въпреки това, в дивата природа на печата винаги има изключения, винаги има ултра-спешна поръчка, често има грешно подадени за подготовка файлове за печат или неправилна информация. MIS системата трябва да може да се справя с тези видове аномалии, особено след като аномалиите при печатното производството са нещо напълно обичайно. Модерните MIS системи наистина могат да се справят с голяма част от нестандартните поръчки. 

Но тяхната работа става значително по-ефективна, ако поддържат и придвижват през етапите на процеса много точни данни за състоянието на поръчката.

За тази цел, трябва да има двупосочна комуникация между мозъка и крайниците на бизнеса.

Подобрение на планирането с MIS системата чрез използване на динамични данни за поръчката

Повечето MIS софтуери се справят доста интелигентно с планирането на печатни задания. Много от тях използват алгоритми или логика, която граничи с изкуствен интелект. Системите калкулират и преценяват използването на медии, възможности на машините, варианти за налагане и натоварване. 

Повечето собственици на печатници, които наскоро са разглеждали MIS системи, биха били впечатлени от опциите, които тези системи могат да дадат на печатниците им. При ситуация на аномалии или нестандартни поръчки, комуникацията между всички участници става все по-важна, когато всяко решение за частите от пъзела е от значение. Мощните печатни MIS системи трябва да могат да отчитат бизнес операциите подобно на завършено ядро, работещо като едно цяло. 

И в тази ситуация, ефективността зависи и от поддържането на динамични (често променливи) данни за поръчката. Поръчките на хартия са много къси допълнения към данните за поръчката. Много печатници получават задания на хартия, които пътуват през работния процес и се връщат към фактурирането, пълни с ръчно надписани бележки. Важно е тази информация да се върне в MIS системата, за да се подобряват процесите непрекъснато и с актуализирана информация. 

Интегриране на MIS системата с производството и използване на точни данни за печатната поръчка

Интегрирането на MIS системата с производството е ключов фактор за намаляване на грешките и времето в предпечата и печата. Вече споменахме причината: за печатните процеси събирането и използването на точни данни е богатство.

Ръчното актуализиране на състоянието на поръчката и разходите е добро начало, но често те могат да доведат до забавяне и съществува много висок риск от грешки. 

И наистина, по-добре е данните да се събират ръчно, отколкото да не се събират въобще.  Проблемът се крие именно в човешката грешка и в навременността на подаване на информацията.

Съвременното решение за създаване и управление на поръчки, при което се избягват човешките грешки и се спестяват време и ресурси, са автоматизациите. 

Научете повече за автоматизацията на получаването, проверките и корекциите на файлове, интеграцията с трети системи и обединението на процесите в общ работен поток.

Автоматизациите се вписват отлично в предпечатните процеси и значително подобряват ефективността

Автоматизацията не е нещо новаторско или нечувано досега от специалистите по предпечатна подготовка. Бизнес успехът по-скоро вече разчита на подобряване на автоматизацията и вкарване на колкото се може повече ръчни процеси в автоматизация. 

Това не означава, че е късно да започнете - дори напротив. Означава, че целта в идеалния случай може да бъде следната: едновременна интеграция на бизнес ниво и на производствено ниво.

Това означава например:

• онлайн магазинът / организаторът на поръчките да има връзка с MIS системата;
• тези двете платформи “да говорят” с производството;
• предпечатните дейности да бъдат известни на MIS системата;
• промените в поръчката, таксите и разходите, както и статусите на поръчките и информацията да бъдат прозрачни и достъпни през целия производствен и бизнес процес; 
• автоматизираното довършително оборудване да получава точни инструкции;
• известията за доставка да отиват обратно до MIS системата и съответно онлайн магазинът / организаторът поръчки.

Интеграцията на данни между всички тези допирни точки на поръчката води до истински ефективна автоматизация. Съответно, колкото повече “знае” печатната MIS система, толкова по-добро планиране, ценообразуване и организация на времето ще има в целия бизнес.

Изборът на MIS система може да се сведе до една ключова точка. Доставчикът на MIS система отворен ли е за дългосрочни бизнес отношения? Не избирайте първия, който намерите, просто защото сте чули, че е добре да имате. 

След като изберете вашата MIS система, Enfocus Switch може да свърже реалните данни на поръчката с вашето производство и да постигнете синергията, от която се нуждаете.

Вижте основните функционалности на платформата за автоматизация на работата с файлове Enfocus Switch!

Предимство на интеграцията между печатна MIS система и софтуер за автоматизация Enfocus Switch

Софтуерът за автоматизация на предпечатните процеси Enfocus Switch позволява на вашата MIS система да управлява цялата верига за печатно производство от край до край.

• Switch създава комуникационна връзка от вашата MIS система към вашия производствен процес, без да е необходимо ръчно въвеждане на спецификации за поръчките;
• Работните файлове и свързаните с тях производствени данни могат автоматично да бъдат освободени, когато са изпълнени условията на MIS системата;
• Грешките, които могат да възникнат по време на въвеждането на данни с ръчно въвеждане, вече не съществуват;
• Персоналът е освободен от монотонната работа на постоянно повторно възпроизвеждане информацията за поръчките;
• Switch динамично свързва данните с конкретна поръчка, докато се обработва, давайки възможност на несвързаните преди това системи да върнат обратно информация.
• Със Switch, който служи като конвейер на производствения процес, файловете с поръчки се оценяват автоматично и се вземат решения за обработка според зададените предварително MIS данни.

Подобрете процесите със софтуера за автоматизация на работата с файлове за Enfocus Switch