Начало | Блог | Добре дошли в Автоматизацията: Как и защо да не се страхуваме от автоматизация на работния поток

Блог

Добре дошли в Автоматизацията: Как и защо да не се страхуваме от автоматизация на работния поток

Добре дошли в Автоматизацията: Как и защо да не се страхуваме от автоматизация на работния поток

Автоматизацията подобрява работния поток, като елиминира голяма част от ръчната оперативна работа и дава свобода за по-креативна дейност

 

Опасения толкова стари, колкото самата технология

Когато някои хора чуят термина "автоматизация", обаче, има няколко неща, които минават през ума им - някои от тях са положителни, но повечето - отрицателни. Концепцията за автоматизация прави хората малко нервни поради редица причини и на различни нива. Tози white paper ще се опита да отговори на тези опасения, както и да определи как подходът на Enfocus за автоматизация чрез Switch може да премахне страховете от професионалисти в областта на графичните изкуства. Ще видите примери за много предимства, които предоставя автоматизацията на работния поток, във фирми за графични изкуства от всякакви форми и размери.

 

Какво означава "автоматизация"?

По-надолу ще бъде разгледана конкретна имплементация на решението Enfocus Switch. Това, което трябва да знаете засега за "автоматизацията" е, че тя създава графична последователност от действия, която изпълнява някои действия или комбинации от действия, автоматизирани в по-малка или по-голяма степен,  върху производствени файлове - оформления на документи, PDF файлове, изображения или други видове файлове. Това може да включва задачи като изпращане на известие или потвърждаване имейли на клиенти; автоматично насочване на файлове от FTP, web-to-print или e-mail inbox към конкретни производствени сървъри; изпълняване функции за редактиране на изображения, като например промяна на размера или коригиране на цветовете; финален преглед и корекции; взаимодействие с MIS и ERP системи или друг работен процес на системи от трети страни.

С автоматизирани работни процеси като Switch, голяма част от “тежката” оперативна работа по подготовката на файлове и предпечатната подготовка на практика е елиминирана. Това ще бъде разгледано подробно по-късно но за сега тази информация е достатъчна за първоначално дефиниране на “автоматизацията”. Можете да видите как тези автоматизирани процеси и общата идея за самата автоматизация могат да вдъхнат немалко опасения у професионалистите в областта на графичните изкуства. Но те до голяма степен са неоснователни или имат нетни ползи за същите тези професионалисти.

 

Слушайте това предаване (podcast), за да разберете Защо автоматизацията е ключът към печатния бизнес успех

 

Нека разгледаме първите 10 опасения, свързани с автоматизацията, и да видим защо те обикновено са неоснователни.

 

Опасения, свързани с автоматизацията

Опасение # 1 “Ще загубя работата си”

Както всички знаем, има сили в работата, в икономиката, както и в областта на графичните изкуства, които водят до загуба на работа и проблеми със заетостта, но автоматизацията не е един от тях. Липсата на търсене на печатни продукти е много по-голямо предизвикателство за компаниите за графични изкуства от автоматизирането на процесите за създаване на тези печатни продукти. И никой не изглежда да се страхува от интернет! (Добре, някои хора се страхуват...)

Икономическата рецесия (която започна през 2008 г.) И "печатната рецесия" (която започна около 1998 г., когато електронната дистрибуцията започна да заменя значително търсенето на печат) са създали бизнес предизвикателства за компаниите за графични изкуства и едно от решенията на тези предизвикателства е да се повиши производителността и ефективността. Затова, предпечатното оборудване и печатните машини в печатниците са по-автоматизирани от всякога, което позволява да се обработват и отпечатват повече поръчки по-бързо, увеличавайки производителността на компанията и позволявайки увеличаване на работата. Като следствие се увеличава и нуждата от по-креативна работа за хората.

Опасение # 2 “Не мога да си го позволя”

Идеята зад автоматизацията на работния поток е да остави тежката оперативна работа на софтуера, да забърза поръчките, които минават през системата, и да остави хората свободни да поемат допълнително дизайнерска работа и да правят повече от това, което те обичат да правят - а именно дизайн. В същото време, възможността да поеме повече работа означава повече приходи за печатницата.

Автоматизацията - или поне разбирането на Enfocus - подпомага защитата на инвестициите, които вече са направили печатниците. Не е необходимо да замествате всички елементи (или дори никакви) от работния поток, тъй като Switch се интегрира с голямо разнообразие от приложения от трети страни, така че няма нужда от пълна промяна на производствения работен процес.

Опасение # 3 “Нямам време да го настроя”

Вярно е, всеки автоматизиран процес трябва да бъде настроен.

С автоматичните системи като Switch, промяната на работният поток може да се осъществи постепенно, така че отделни части от процеса да бъдат настроени в даден момент. В зависимост от работното натоварване на печатницата, други части от работния поток могат да бъдат настроени в още по-удобно време. Например при завършване на голям проект, когато има малко престой с по-малко поръчки. Така можете да получите ползите на автоматизацията, но постепенно, дори на части, ако предпочитате.

 

Времето е пари: Защо бъдещето на печата се крие в автоматизацията

 

Опасение # 4 “Обвързан съм да реконструирам целия си пороцес”

Една добра схема за автоматизация не трябва да придобива свойствата на “петно”, разширявайки се извън контрол и поглъщайки всички процеси. Целта трябва да бъде да автоматизира тези процеси, които имат смисъл да се автоматизират. Ако в някакъв момент по пътя има смисъл да се автоматизира целия процес, тогава това може да се направи с поетапни логични стъпки.

Опасение # 5 “Това е разрушително”

Да, леко разрушително е в началото, но това е "продуктивно разрушаване". Това е образователна инвестиция. Вие учите нови умения и функции, които ще подобрят вашата производителност. И след като автоматизацията е на мястото си, печатницата може да се върне към нормалния начин на работа - да, нормален, освен че сега процесът е по-продуктивен.

Опасение # 6 “Това е твърде строг процес без никаква гъвкавост”

Няма никаква причина системата за автоматизация да е строга и негъвкава. Зависи от това колко ефективно е настроена и колко добре е предназначена да обслужва нуждите на потребителя. Подходът на Switch е в полза на използващия го. Неговият модулен подход позволява на потребителите да го моделират и конфигурират по всякакъв начин, така че най-добре да обслужва техните нужди. Софтуерът е “роб” на хората, а не обратното.

Опасение # 7 “Твърде сложно е”

Като хора, имаме вродена тенденция да приписваме несмислена сложност на всичко, което не разбираме лесно, въпреки факта, че повечето от нас се справят с доста сложни процеси изключително ловко. Да научите как да създавате и използвате системата за автоматизация на работния поток е далеч по-малко сложно от създаване на такава от нулата. И всеки добър разработчик на софтуер прави кривата за обучение на потребителите възможно най-проста. Ако можете да използвате компютър и да стартирате някоя графична програма, значи можете да се научите да използвате Switch.

Опасение # 8 “Ние сме малка печатница; Автоматизацията е за големите играчи”

Както беше казано по-рано, всеки нормално работещ процес трябва да бъде адаптивен. Всъщност, дори може да има по-голям смисъл за малките печатници да автоматизират процесите на работния си поток. Имайки предвид, че малките печатници нямат ресурсите или броя служители като големи компании, това означава, че трябва да правят повече с по-малко, за да бъдат по-продуктивни.

Опасение # 9 “Не искам да дам пълен контрол на компютъра върху моята печатница”

Графичният дизайн е и винаги трябва да бъде продукт на творчеството на човека и никой компютър не може да замести това. Човешкият фактор винаги ще бъде важен. Автоматизацията на някои повтарящи се процеси на задачите не отнема човешкото творчество. Всъщност идеята зад автоматизацията е да се позволи повече време за творчество. Целта е да се автоматизира само това, което позволява автоматизация, а не абсолютно всички процеси.

Опасение # 10 “Не знам, просто изглежда като една голяма черна кутия”

Винаги има опасения, че във всеки автоматизиран процес липсва прозрачност, че не сте съвсем сигурни какво става отвътре. Всъщност, със Switch е доста лесно видимо точно какво се случва във всеки един момент в работния процес, както схематично, така и текстово.

 

Софтуерът за автоматизация на печатa покрива ли всичките ви процеси?

 

Enfocus Switch

Enfocus Switch е инструмент за създаване на автоматизирана последователност от действия, специално разработен да отговори на всички гореизброени опасения и изисквания за автоматизация на работните процеси. Switch позволява на доставчиците на печатни услуги да автоматизират повтарящи се или затормозяващи човешкия ум задачи, така че потребителите да могат да се възползват от по-строгите или по-забавните елементи на производство и изпълнение на техните бизнес дейности. Какво може да се автоматизира? Реално, всичко зависи от индивидуалния потребител, но някои неща, които Switch може да автоматизира включват:

  • Изтегляне на файлове от FTP сървъри или електронна поща и пренасочването им накъдето трябва да се придвижат;
  • Изпращане на известия или имейли за потвърждение до клиенти;
  • Сортиране на файлове по тип файл, метаданни и условия;
  • Разделяне или сливане на PDF файлове;
  • Конвертиране на документи за оригинално оформление до готовност за печат PDF файлове;
  • Интегриране със софтуер от трети страни за подобряване на изображения, монтаж на страници, управление на цветовете, цветни проби и др;
  • Предварителна проверка и корекция на файлове;
  • Автоматизиране на получаването и потвърждението на поръчка от Web-to-print.
 
 

Switch се конфигурира и контролира чрез лесен за ползване интерфейс и инструменти за приплъзване и поставяне (drag-and-drop) на файлове. Предимството на продукта е, че той е напълно отворен и може да се справи с всеки тип файл, създаден във всяко приложение, което означава че печатниците не трябва да заменят всичко, в което вече са инвестирали. Switch също се свързва към съществуващата MIS или ERP система на компанията. Добавките от трети страни към Switch могат да добавят още повече функционалности, стандартизиране на процесите и продукция от други приложения като Adobe Creative Suite.

SwitchClient е комуникационен инструмент, който може да се използва заедно със Switch за по-нататъшно запазване на човешкия фактор в процеса на автоматизация, позволявайки на потребителите да изпращат файлове заедно с метаданни или информация за поръчки. Тогава програмата дава на оператора инструкции за това какво да прави с файлове, които изискват внимание, като например неуспешно направени проверка и корекции.

 

Важно е да споменем, че Switch печели награда за технологии Intertech 2011.

 

И така... Добре дошли в Автоматизацията

Автоматизацията не е враг, а по-скоро приятел на бизнеса. След като сътрудничи на много графични дизайнери през годините, е шокиращо колко много хора не се възползват дори от стилизирани листове или групирирани инструменти за обработка в Adobe Bridge и губят часове наред за ръчно преформатиране на изображения и текст. Също толкова шокиращо е да осъзнаете степента, до която съпротивата към автоматизация води до много загубени часове на по-продуктивни и по-задоволяващи работни дейности. Пренебрегваме всички тези удобства заради нашите до голяма степен неоснователни опасения за бизнеса.

Този white paper е спонсориран от Enfocus, a oригиналният материал е публикуван на сайта на WhatTheyThink.com. WhatTheyThink е водеща световна медия публикуваща безпристрастни анализи в областта на полиграфията. Авторско право 2017 WhatTheyThink. Всички права запазени. Материала е публикуван след разрешение. Бъдете в крак с новите тенденции в печатната индустрия с ежедневния бюлетин на WhatTheyThink. Абонирайте се на whattheythink.com/join.

 

Прочетете още: Защо няма софтуер за автоматизация без табла за управлениe?
Най-популярни
Последни