Начало | Блог | Как и защо да не се страхуваме от автоматизацията на получаването на файлове и поръчки за печат и на целия работен поток

Блог

Как и защо да не се страхуваме от автоматизацията на получаването на файлове и поръчки за печат и на целия работен поток

Как и защо да не се страхуваме от автоматизацията на получаването на файлове и поръчки за печат и на целия работен поток

Автоматизацията подобрява работния поток, като елиминира голяма част от ръчната оперативна работа и дава свобода за по-креативна дейност

 

Опасения толкова стари, колкото самата технология за автоматизация

Когато някои хора чуят термина "автоматизация" обаче има няколко неща, които минават през ума им - някои от тях са положителни, но и много - отрицателни. Концепцията за автоматизация може да прави хората малко нервни поради редица причини и на различни нива. 

Tози материал ще отговори на такива опасения и ще определи как подходът на Enfocus за автоматизация чрез Switch може да изясни някои въпроси на професионалистите в областта на графичните изкуства. Ще видите примери за много предимства, които предоставя автоматизацията на работния поток, във фирми за графични изкуства от всякакви форми и размери.

 

Какво означава “автоматизация”?

По-надолу ще бъде разгледана конкретен пример за употреба на решението Enfocus Switch. Това, което трябва да знаете засега за "автоматизацията" е, че тя създава графична последователност от действия, която изпълнява някои действия или комбинации от действия, автоматизирани в по-малка или в по-голяма степен, върху производствени файлове - оформления на документи, PDF файлове, изображения или други видове файлове. 

Това може да включва задачи като:

  • изпращане на известие или потвърждаване имейли на клиенти; 
  • автоматично насочване на файлове от FTP, web-to-print или e-mail inbox към конкретни производствени сървъри; 
  • изпълнение на функции за редактиране на изображения, като например промяна на размера или коригиране на цветовете; 
  • финален преглед и корекции; 
  • взаимодействие с MIS и ERP системи или друг работен процес на системи от трети страни;

С автоматизирани работни процеси като Switch, голяма част от “тежката” оперативна работа по подготовката на файлове за печат на практика е елиминирана. Това ще бъде разгледано подробно по-късно, но засега тази информация е достатъчна за първоначално дефиниране на “автоматизацията”. 

С Enfocus Switch се открива и възможността за обмен на информация между производствените подсистеми. Тази комуникация между системите се случва с помощта на езика XML и чрез създаване на интелигентни поръчки - поръчки, които носят дигитална информация за поръчката през целия ви процес. 

Можете да видите как тези автоматизирани процеси и общата идея за самата автоматизация могат да вдъхнат немалко опасения у професионалистите в областта на графичните изкуства. Но те до голяма степен са неоснователни или имат нетни ползи за същите тези професионалисти. 

Нека разгледаме първите 10 опасения, свързани с автоматизацията, и да видим защо те обикновено са неоснователни.

 

Опасения на специалистите по предпечатна подготовка, свързани с автоматизацията

1. Опасението “Ще загубя работата си”

Както всички знаем, има сили в работата, в икономиката, както и в областта на графичните изкуства, които водят до загуба на работа и проблеми със заетостта, но автоматизацията не е един от тях. Липсата на търсене на печатни продукти е много по-голямо предизвикателство за компаниите за графични изкуства от автоматизирането на процесите за създаване на тези печатни продукти. И никой не изглежда да се страхува от интернет! (Добре, някои хора се страхуват...)

Икономическите рецесии и "печатната рецесия" (която започна около 1998 г., когато електронната дистрибуцията започна да заменя значително търсенето на печат) са създали бизнес предизвикателства за компаниите за графични изкуства и едно от решенията на тези предизвикателства е да се повиши производителността и ефективността. 

Затова, предпечатното оборудване и печатните машини в печатниците са по-автоматизирани от всякога, което позволява да се обработват и отпечатват повече поръчки по-бързо, и така да се повиши производителността на компанията и да се увеличи на работата. Като следствие се увеличава и нуждата от по-креативна работа за хората.

 

2. Опасението “Не мога да си позволя платформа за автоматизация”

Идеята зад автоматизацията на работния поток е да остави тежката оперативна работа на софтуера, да забърза поръчките, които минават през системата, и да остави хората свободни да поемат допълнително дизайнерска работа и да правят повече от това, което те обичат да правят - а именно дизайн. В същото време, възможността да поеме повече работа означава повече приходи за печатницата.

Автоматизацията - или поне разбирането на Enfocus - подпомага защитата на инвестициите, които вече са направили печатниците. Не е необходимо да замествате всички елементи (или дори никакви) от работния поток, тъй като Switch се интегрира с голямо разнообразие от приложения от трети страни, така че няма нужда от пълна промяна на производствения работен процес.

 

3. Опасението “Нямам време да настроя автоматизациите”

Вярно е, че всеки автоматизиран процес трябва да бъде настроен.

С автоматичните системи като Enfocus Switch, промяната на работния поток може да се осъществи постепенно, така че отделни части от процеса да бъдат настроени в даден момент. В зависимост от работното натоварване на печатницата, други части от работния поток могат да бъдат настроени в още по-удобно време. 

Например при завършване на голям проект, когато има малко престой с по-малко поръчки. Така можете да получите ползите на автоматизацията, но постепенно, дори на части, ако предпочитате. 

 

4. Опасението “Обвързан съм да реконструирам целия си predpeâten процес”

Една добра схема за автоматизация не трябва да придобива свойствата на “петно”, разширявайки се извън контрол и поглъщайки всички процеси. Целта трябва да бъде да се автоматизират тези процеси, които има смисъл да се автоматизират. Ако в някакъв момент по пътя има смисъл да се автоматизира целият процес, тогава това може да се направи с поетапни логични стъпки.

 

5. Опасението “Това е разрушително”

Да, леко разрушително е в началото, но това е "продуктивно разрушаване". Това е образователна инвестиция. Вие учите нови умения и функции, които ще подобрят вашата производителност. И след като автоматизацията е на мястото си, печатницата може да се върне към нормалния начин на работа - да, нормален, освен че сега процесът е по-продуктивен.

 

6. Опасението “Процесът с автоматизация е твърде строг и без никаква гъвкавост”

Няма никаква причина системата за автоматизация да е строга и негъвкава. Зависи от това колко ефективно е настроена и колко добре е предназначена да обслужва нуждите на потребителя. Подходът на Switch е в полза на използващия го. Неговият модулен подход позволява на потребителите да го моделират и конфигурират по всякакъв начин, така че най-добре да обслужва техните нужди. Софтуерът е “роб” на хората, а не обратното.

 

7. Опасението “Твърде сложно е да се използва автоматизация”

Като хора, имаме вродена тенденция да приписваме сложност на всичко, което не разбираме лесно. Това става въпреки факта, че повечето от нас се справят с доста сложни процеси изключително ловко. 

Да научите как да създавате и използвате системата за автоматизация на работния поток е далеч по-лесно от създаване на такава от нулата. И всеки добър разработчик на софтуер прави кривата за обучение на потребителите възможно най-проста. Ако можете да използвате компютър и да стартирате някоя графична програма, значи можете да се научите да използвате Switch.

 

8. Опасението “Ние сме малка печатница, а автоматизацията е за големите играчи”

Както беше казано по-рано, всеки нормално работещ процес трябва да бъде адаптивен. Всъщност, дори може да има по-голям смисъл за малките печатници да автоматизират процесите на работния си поток. Имайки предвид, че малките печатници нямат ресурсите или броя служители като големи компании, това означава, че трябва да правят повече с по-малко, за да бъдат по-продуктивни.

 

9. Опасението “Не искам да дам пълен контрол на компютъра върху моята печатница”

Графичният дизайн е и винаги трябва да бъде продукт на творчеството на човека и никой компютър не може да замести това. Човешкият фактор винаги ще бъде важен. Автоматизацията на някои повтарящи се процеси на задачите не отнема човешкото творчество. Всъщност идеята зад автоматизацията е да се позволи повече време за творчество. Целта е да се автоматизира само това, което позволява автоматизация, а не абсолютно всички процеси.

 

10. Опасението “Не знам, просто изглежда като една голяма черна кутия”

Винаги има опасения, че във всеки автоматизиран процес липсва прозрачност, че не сте съвсем сигурни какво става отвътре. Всъщност, с платформата за автоматизация и интеграция Enfocus Switch е доста лесно видимо точно какво се случва във всеки един момент в работния процес. Като този статус може да се разглежда както под формата на схема, така и като текст.  

 

Първите стъпки в автоматизацията на работата с файлове за печат и интеграцията на процесите по предпечат

Автоматизацията не е враг, а по-скоро приятел на бизнеса. След като сътрудничи на много графични дизайнери през годините, е шокиращо колко много хора не се възползват дори от стилизирани листове или групирани инструменти за обработка в Adobe Bridge и губят часове наред за ръчно преформатиране на изображения и текст. 

Също толкова шокиращо е да осъзнаете степента, до която съпротивата към автоматизация води до много загубени часове на по-продуктивни и по-удовлетворяващи работни дейности. Пренебрегваме всички тези удобства заради нашите до голяма степен неоснователни опасения за бизнеса.

Запознайте се в повече детайли с възможностите за автоматизация на работата с файлове, интеграцията с трети системи и създаване на общ работен поток с платформата за автоматизация Enfocus Switch!

 

Софтуерното приложение за автоматизация на повторяеми действия Enfocus Switch

Enfocus Switch е инструмент за създаване на автоматизирана последователност от действия, специално разработен да отговори на всички гореизброени опасения и изисквания за автоматизация на работните процеси. 

Switch позволява на доставчиците на печатни услуги да автоматизират повтарящи се или затормозяващи човешкия ум задачи, така че потребителите да могат да се възползват от по-строгите или по-забавните елементи на производство и изпълнение на техните бизнес дейности. 

 

Оригиналният материал е публикуван на сайта на WhatTheyThink.com. WhatTheyThink е водеща световна медия публикуваща безпристрастни анализи в областта на полиграфията. Авторско право 2017 WhatTheyThink. Всички права запазени. Материалът е публикуван след разрешение. Бъдете в крак с новите тенденции в печатната индустрия с ежедневния бюлетин на WhatTheyThink. Можете да се абонирате на whattheythink.com/join

Автоматизирайте процесите на работа в предпечата с платформата за автоматизация на работата с файлове за печат Enfocus Switch!

Най-популярни
Последни