Начало | Блог | Защо да инвестираме в съвременно решение за автоматизиране на работния поток.

Блог

Защо да инвестираме в съвременно решение за автоматизиране на работния поток.

Защо да инвестираме в съвременно решение за автоматизиране на работния поток.

Печатниците усещат натиска да се генерират нови приходи от по-висок марж, от услуги с добавена стойност и от прилагане на оптимизирани работни потоци, насочени към повишаване на ефективността и намаляване на разходите.

Всички видове производствени среди са изправени пред подобни проблеми, когато става въпрос за автоматизиране на техните работни потоци. От комерсиалните печатници до печатниците на опаковки, всички доставчици на печатна продукция оценяват нивото на автоматизация на работния процес в основните фази на производство като сравнително ниско. Те най-високо оценяват автоматизирането на процесите по приемането на файловете за печат, често подпомагани от използването на специализиран web-to-print инструмент. Други ключови области, като предпечата и администрирането на поръчките, са области, в които автоматизация също може да бъде въведена, но до голяма степен остават и ръчни процеси с множество допирни точки с производството. (Фигура 1)

Фиг.1. Ниво на автоматизация на работния поток.На скала от 1 до 10, как оценявате нивото на автоматизация в различните етапи на Вашето печатно производство.

Една от основните ползи, които идват от автоматизацията е способността да се произведе повече с по-малко ресурси. Във все по-конкурентната печатнаиндустрия това става още по-належащо, с цел да се гарантира задържане на клиентите и тяхната удовлетвореност. Освен това автоматизирането на повтарящи се задачи намалява значително риска от грешки и дава възможност на печатниците да съсредоточат времето на служителите си в търсене на нови възможности и услуги, които могат да разрастват и диференцират бизнеса им.

Тук са изброени десетте ключови причини защо доставчиците на всички видове  печатни услуги трябва днес да се фокусират върху инвестиране в автоматизация на работния процес.

 

Намаляване на ръчния труд

Всеки път, когато човек се докосне до поръчката в рамките на печатния работния поток, към нея се добавят допълнителни разходи. Докато някои сложни задания за печат изискват ръчна намеса, то много други задания могат да бъдат произведени по-бързо и ефикасно чрез използването на автоматизация. Задачите, която следват повторяем модел или шаблон, могат и трябва да се  автоматизират, така че да бъдат доставени в най-кратък срок с минимални разходи за производство с цел поддържане маржовете на печалбата.

Спестеното време, постигнато от прилагането на автоматизиран работен процес, позволява на доставчиците на печатни услуги по-добре да разпределят задълженията на служителите си в цялата организация. В резултат на това 25% от печатниците заявяват приоритет на инвестициите в софтуерни решения специално за намаляване на ръчния труд в целия производствен поток. (Виж фигура 2 ) Автоматизиране на процеси като офериране, подготвяне на поръчките, проверка на файлове, изготвяне на различен тип проби и проследяване на работата дава възможност на търговци и технолози да концентрират повече време върху обслужване на клиента, привличане на по-големи по тираж поръчки, кръстосано обучение или да намират нови услуги с добавена стойност.

Фигура 2. Основни приоритети в работния поток. Какви са приоритетните цели на печатницата Ви, свързани с работния поток за 2013 г.?

 

Намаляване на разходите

Доставчиците на печатни услуги често се оправдават с разходите, като една от най-големите пречки да инвестират в бизнеса си. Често това оправдание предопределя и намаляването на разходите, които те са готови да направят за интегриране на нови технологии, вместо да се акцентира върху средствата, които могат да бъдат спестени чрез създаване на по-ефективен работен процес. Всяка допирна точка на човешки труд към производството на поръчките добавя разходи към процеса на работа. Когато тя се налага по вина на клиента, има възможности за контрол и проследяване, така че клиентът да плати за допълнителния труд. Обаче вътрешните грешки, забавянето или неефективността, предизвикани от ръчни процеси, влияят изключително неблагоприятно върху бизнеса на печатниците.

Освен това, автоматизацията може да премахне проблемни области в производството, от които печатниците най-често се оплакват - като проверка на файлове, описание на поръчки, изготвяне на цветни проби, комуникация с клиента и одобрение на поръчките, придвижване на заданието в производството. Същевременно с това може да се подобри обслужването на клиентите и спестяването на средства. (Виж фигура 3 ). Много от тези задачи могат да се реализират чрез предоставянето на специфичен интерфейс, който да дава възможност на клиентите по-добре да обслужват собствените си идеи, задания за печат и поръчки, като в същото време осигуряват възможност за отпечатване на по-голям асортимент с избор от персонализирани каталози или печат с променливи данни.

Фигура 3. Проблемни области в работния поток. Кои пет етапа от работния поток считате като най-проблемни области в печатното Ви производство?

 

Точно управление на информацията

Добрата комуникация и взаимодействието с клиента, относно проблеми при производството или забавянето му, води до подобряване на отношенията между страните и стабилност на бизнеса. Да бъде в състояние да определи колко време отнема всеки един процес, както и как и защо се получават забавяния, дава възможност на една печатница да си възстанови тези разходи чрез по-точно фактуриране. Да разполага с налични свободни ресурси за фокусиране върху анализа и актуализиране на процесите може да бъде предизвикателство за нея. Независимо от това, осъзнаването къде обикновено се допускат пропуски или възникват закъснения в цялостния работен поток е отлична отправна точка за идентифициране на области, към които да се фокусират инвестиции за автоматизация на работния поток.

 

Висока производителност

Доставчиците на печатни услуги са все по-силно  притискани от своите клиенти да произвеждат техните поръчки възможно най-бързо, като понякога дори им се поставят невъзможни срокове. Въпреки че дигиталният печат способства за намаляване на времето за реакция и подобряване на гъвкавостта, много доставчици на печатни услуги все още са изправени пред нарастващото търсене от страна на клиентите за по-бързо производство и необходимостта да се нанасят в последната минута промени или пък сложна персонализация, без това да влияе на крайния срок. Дори и в дигиталния печат все още има процеси, които отнемат време и са свързани с описването на поръчките, изготвянето на монтажи, маршрутизация, които продължават да изискват намесата на оператор-предпечат или технолог. Проверката на файловете, калкулиране на поръчката и изготвянето на проби например, са трите най-тесни места в работния поток, за които печатниците споменават (вж. фиг. 3 по-горе).

 

Редуциране на грешките

Клиентите непрекъснато търсят партньори, които могат да гарантират възможно най-добрата услуга. Важна част от обслужването на клиентите е увереността, че заданията за печат са получени, произведени и доставени с минимални или без грешки или закъснения. Сега, когато сроковете стават все по-кратки, да се гарантира, че заданията за печат са произведени и доставени без грешка, се превръща в по-голямо предизвикателство, особено когато е необходима и ръчна намеса.

В печатниците свързването на процесите във фронт-офиса с работния поток в производството и обратно може да бъде доста сложно. Времето, което изминава от получаване на заданието до неговото производство, често води до закъснения от разчета поради ръчно прехвърляне на файлове, актуализиране на информация за поръчката или проточила се комуникация, свързана с одобрението на поръчката от клиента и готовността ѝ да бъде изработена. Премахването на човешка намеса, където е възможно, не само намалява разходите, но намалява вероятността от объркване, както и количеството на грешките.

 

Малките поръчки на "автопилот"

С тенденция за намаляване на тиражите при печат, а същевременно все по-локализирани опаковки и все по-персонализирани маркетингови материали, способността бързо да се изработят такива поръчки с малко или без ръчна намеса ще бъде от ключово значение за поддържане на рентабилността. В отговор , някои доставчици на услуги за печат полагат усилия за увеличаване на разнообразието от задания, които може да се отпечатват при напълно автоматизиран работен процес. (вж. фиг. 4)

Докато някои решения за това се крият в стандартизирането на възможните задания, които се произвеждат, то инвестиция от последно поколение софтуер за работен поток изглежда наложителна. Събирането на няколко задания в общ печат например, е ключов метод за оптимизиране на производството на малки поръчки - като визитни картички или етикети. Инструментите за автоматизация в работния поток предоставят технологията за автоматична обработка на файловете и комбинирането им по начин, който е най-ефективен и рентабилен за доставчика на печатните услуги.

В допълнение, всички видове печатници търсят начини да привличат по-големи обеми за печат. Колкото по-ефективно работният поток може да обработва всяко едно задание без ръчна намеса, с толкова повече поръчки може той да се справи като цяло. Това, от своя страна, освобождава печатниците и им помага да се съсредоточат върху предоставянето на дейности и услуги с по-висок марж. Увеличаването на обема на работата, която може да се подава автоматично или на повтаряща се основа, може да увеличи цялостната ефективност и по този начин - доходността.

 

Локализиране и проследяване

С увеличаващите се изисквания за намаляване на разходите, предоставянето на възможност  на клиентите да имат пълен достъп до информацията за поръчкитеим (за която в противен случай те ще се обаждат на търговци или технолози), може да спести на печатниците ценно време и да подобри тяхната производителност.  Това също така предоставя на персонала повече време за съсредоточаване върху по-наложителни задачи, като "ухажване" на нови клиенти, консултации и управление на проекти с по-високи тиражи, поръчки с по-висока добавена стойност - като печатни кампании и опаковки, както и предоставяне на нови продукти и услуги. Автоматизираното проследяване на поръчките в производството осигурява по-ефективното им планиране, намаляване на времето за престой, често причинен от неяснота, объркване или неизвестни закъснения.

Фигура 4. Обем дигитален печат, произведен напълно автоматизирано. Какъв процент от общия Ви обем дигитален печат е произведен чрез 100% автоматизиран работен поток (без човешка намеса)?

Друга ключова функция е възможността да се централизира проследяването на CTP устройствата, проявителните машини и дигиталните печатни машини. Чрез централизирано управление на тези устройства системите за работен поток могат да автоматизират маршрутизацията на поръчките за балансиране на натоварването между няколко устройства и оптимизиране използването на печатните машини. Това, също така, осигурява на операторите по-добро наблюдение върху смесена производствена среда .

 

По-добро осчетоводяване и фактуриране

Поддържането на паричния поток е приоритет за всеки бизнес. В допълнение, към регулярното получаване и изпълнение на поръчки, е важно да се гарантира, че своевременно се изпращат и фактури към клиентите, за да се запази движението на паричните средства без прекъсване. Въпреки това 28% от доставчиците на печатни услуги определят фактурирането като основно проблемно място в работния процес (фиг. 3 по-горе). Аналогично - на фигура 1 печатниците отбелязват, че административните процеси, включващи сметките, имат среден рейтинг на автоматизация 4.8 от 10.

Чрез подобрената прозрачност на производството и автоматизирано събиране на данни, издаването на фактури може да се задейства автоматично, веднага след като поръчката е произведена, експедирана или достигнала определен етап според вътрешната организация в печатницата. Това не само подобрява способността на фирмата да поддържа паричния поток, но тя предоставя основата за развитие на бизнеса, което е целта на повечето доставчици на печатни услуги. Чрез инвестиране в автоматизация, печатниците, които преодоляха икономическия спад, са в състояние да развиват своя бизнес, без да се налага да добавят спестени  ресурси.

 

Предоставяне на нови услуги

Автоматизирането на печатното производство може драстично да намали производствените разходи и да отвори нови възможности за бизнес. За много печатници диференцирането на бизнеса означава предоставяне на повече от просто отпечатване на различни файлове. Дали става въпрос за работа с притежателите на марки за поставяне на променливи баркодове върху опаковките им или за търговците да създават персонализирани начални страници при изготвяне на мейлинг кампании - печатът вече не е единствената услуга, която се предлага. Някои услуги, като web-to-print например, могат да предоставят отправна точка за автоматизиране на постъпването на поръчките и  преминаването им през проверки в предпечата, които да гарантират, че файловете са готови за печат, преди да бъдат приети в работния поток.

Тъй като все повече расте търсенето на канали, свързващи печата с локализирани и персонализирани поръчки, доставчиците на печатни услуги ще трябва да прекарват повече време, фокусирайки се върху предлагането на повече услуги с добавена стойност, същевременно поставяйки максимално количество печатна продукция "на автопилот".

 

Свързаност с клиента

Тъй като бизнесът става все по-глобален, а електронната търговия става все по-разпространена, клиентите очакват да имат достъп до най-актуална информация относно техните поръчки за печат  24 часа в денонощието, 7 дни в седмицата. За много от доставчици на услуги за печат не е рентабилно да имат на разположение специален персонал за обслужване на клиенти, отговарящ на техните въпроси. В резултат на това почти 31% от печатниците заявяват приоритет в инвестирането в уеб-базирани системи за подобряване на взаимодействието с клиентите (вж. фиг. 2 по-горе). Онлайн инструменти, като например виртуално табло, осигуряват интерфейс за представяне пред клиентите на желаната от тях информация за поръчките им, която е събрана автоматично от целия работен поток. По този начин търговците разполагат с повече време да се съсредоточат в изпълнението на по-ангажиращи запитвания от клиенти.

 

Работен поток Kodak Prinergy

Работният поток Kodak Prinergy е едно от водещите решения за комерсиалните и вестникарските печатници, както и за печатниците на опаковки, търсещи централизирана автоматизация на печатното производство. От излизането си на пазара преди 15 години, Prinergy системата за работен поток е концентрирана върху постоянното разширяване на възможностите за автоматизация на печатния работен поток във всички негови разновидности.

Развитието на възможностите за автоматизация на Prinergy се дели на 4 поколения:

1-во поколение: предефинирани линейни последователности от действия – напр. горещи папки (hot foders)

2-ро поколение: предефинирана обработка на файлове с включени условия и разклонения

3-то поколение: интелигентна автоматизация базирана на правила - Rules-Based Automation” (RBA), като действията се предопределят от възникнали събития в системата

4-то поколение: автоматизация базирана на намерението за печат – Prinergy версия 6:

  • Сценарии: предефинирани работни потоци използващи силата на RBA
  • Намерение: определя как най-добре да бъде произведено едно печатно изделие, използвайки за база всички ресурси на фирмата като печатни машини, довършително оборудване, налични медии и др.

Prinergy Workflow версия 6 предоставя нови нива на точност и ефективност при създаването на печатна продукция, разширява възможностите за автоматизация напред до поръчка на клиента и назад по веригата до CTP устройства и дигитални печатни машини. Функциите на софтуера за електронен монтаж Preps 7, софтуера за управление на цвета ColorFlow 2 и софтуера за връзка с клиента InSite Prepress Portal 6.6 са интегрирани, за да се намалят допирните точки с ръчния труд и премахнат разходите от него на всяка фаза от печатното производство.

С Prinergy Workflow версия 6, Kodak пусна четвърто поколение автоматизация, където се използва намерението за печат за задвижване на автоматизирана обработка. С нейното въвеждане Kodak добави обновявания на основните компоненти на Prinergy, включително Preps, ColorFlow и InSite софтуерите. Въпреки получените подобрения на всеки продукт, новият уеб-базиран интерфейс на Prinergy системата, наречен Workspace, е вероятно да има най-силно въздействие върху потребителите. Workspace е разделена на три отделни, но лесни за разпознаване, части: Управление, Планиране и Проследяване .

Модулът Управление позволява на потребителите да създават задания за работа въз основа на сценарии, в които са зададени поредица от автоматизирани стъпки, използвани за обработка на файловете по стандартизирани начини. Той също включва нова интелигентна филтрираща функция за определяне на конкретни списъци от всички мета-данни в рамките на Prinergy системата. Модулът Планиране позволява на потребителите да избират предварително дефинирани продукти или части от продукти с известна технология на изработване, определена по JDF стандарта. Модулът Проследяване позволява на потребителите да следят и да променят опашките от задания за съвместими CTP устройства и дигитални печатни машини чрез JDF / JMF свързаност.

Workspace е наличен в неограничен лиценз. Допълнителните потребители в печатницата ще бъдат в състояние да обработват и да проследяват заданията за печат, без да притежават набора от умения, необходими за използването на традиционния клиент Prinergy Workshop.

 

Заключение

За да отговори на променящите се пазарни изисквания и конкурентен натиск, доставчиците на печатни услуги е наложително да имат като най-висок приоритет автоматизирането на работния поток за печатна продукция. Автоматизацията на работните процеси позволява на комерсиалните и опаковъчните печатници да намалят времето за изпълнение, да увеличат общата си производителност, да задържат повече клиенти и ускорят тяхното обслужване, както и да се концентрират върху проучвания на нови възможности за бизнес. Тъй като конкуренция и обединения на фирми  продължава да се появяват, доставчиците на печатни услуги трябва да направят всичко, което могат, за да си гарантират, че са в състояние да предоставят най-добрите продукти и обслужване възможно най-ефективно за своите клиенти.

Най-популярни
Последни

Свързани продукти