В днешния динамичен свят на печатни услуги, производството без излишни спирания на процеса е от съществено значение. За да се гарантира това, е необходима надеждна поддръжка на софтуерните системи, които са в основата на работния процес на всяка компания. 

Представете си следната ситуация: Използвате софтуер за предпечат - например  работен поток или цветопробна система - който е на версия от преди 6 години и нямате абонамент за поддръжка и актуализация. За този период поръчките в печатницата са се увеличили поне с три пъти и съответно са станали по-сложни. Един ден изведнъж софтуера забива или дава грешка и не позволява да се работи по отворените поръчки. Обаждате се на доставчика (в случая на софтуерния екип на ГЕД) да реши проблема, но истината е, че за това трябва да се отделят време и средства:

• трябва да се изследва къде е казуса;
• може да се стигне до ескалация към разработчика на софтуера;
• за решаването на проблемите трябва да получите цена, която е изцяло непредвиден разход за вас;
• трябва да се изчистят грешки, да се направи актуализация или друг вид дейност;
• може да се наложи обучение за вашия екип за начина на работа и ограниченията за използване на текущата версия.

Освен че създава голям непредвиден разход, тази ситуация предизвиква значително забавяне на поръчките, производството и съответно приходите на печатницата.

В тази статия ще разгледаме няколко основни отговора на въпроса защо е важна поддръжката на вашите софтуерни системи за предпечат.

Защо е важна поддръжката на софтуерните системи?

Обикновено, когато си купуваме софтуер, очакваме той да е създаден така, че да работи качествено и продължително без външна намеса и без да ни се налага да създаваме излишен брой заявки към доставчика при възникнал проблем.

Истината е, че като всеки друг по-сложен продукт, софтуерните системи за предпечат:

• обхващат максимално голям обем от основата за конкретна дейност, за която са създадени;
• всеки бизнес има персонални и специални нужди за работа, според които трябва да се настрои софтуера;
• могат да генерират грешки или проблеми поради неправилно използване или излизане извън границите от възможности на съответната система;
• надграждат се и подобряват постоянно от разработчиците с цел да се подобрят резултатите на потребителите, което води до невъзможност за поддръжката на по-стари версии.

Поддръжката на софтуерните системи от специализирано и обучено лице е от съществено значение, за да гарантирате безпроблемна работа на предпечатарите и операторите и да се предпазите от редица проблеми, които могат да окажат негативно влияние върху времето и разходите за изработка. 

Ето някои от ключовите предимства на редовната поддръжка:

Оптимизирана работа: Поддръжката гарантира, че вашият софтуер работи с максимална ефективност, без забавяния, грешки или прекъсвания. Редовните проверки и актуализации помагат да се идентифицират и отстранят потенциални проблеми, преди да са причинили сериозни затруднения.

Сигурност на данните: В съвременния дигитален свят сигурността на данните е от първостепенно значение. Поддръжката на софтуера включва редовни актуализации на защитните системи, които предпазват данните на вашите клиенти от кибер заплахи и злонамерен софтуер.

Спестяване на време и пари: Превантивната поддръжка може да ви спести време и пари в дългосрочен план, като предотврати скъпи ремонти и престой на поръчките. Редовните проверки и актуализации помагат да се избегнат сериозни проблеми, които биха могли да доведат до спиране на работата ви и до загуба на приходи.

Подобряване на производителността: Поддръжката може да ви помогне да подобрите значително резултатите и да увеличите ефективността. 

Нашите софтуерни специалисти могат да ви съдействат да конфигурирате вашия софтуер по най-добрия за вас начин и да ви предложат решения за подобряване на работните ви потоци, както и да направят обучение на нововъведени функционалности от разработчика.

Спокойствие: Знаейки, че имате на разположение експерти, на които можете да разчитате, си осигурявате спокойствие и позволявате на вашия екип да се фокусира качествено извършване на работата си. С навременната и компетентна поддръжка можете да сте сигурни, че вашият софтуер работи безупречно.

Кога се появява нуждата от поддръжка на вашите софтуери?

Не е нужно да чакате да се появят сериозни проблеми, за да се обърнете нас за поддръжка на вашите софтуерни системи. Всъщност е препоръчително да проактивно потърсите съдействие, за да предотвратите потенциални и непланирани затруднения. 

Въпреки това, има няколко основни момента, които дават индикация, че е добре вашите софтуерни системи за предпечат да бъдат анализирани и оптимизирани от специалист.

Ако вашият софтуер работи бавно, неефективно или се сблъсквате с чести грешки, това е ясен знак, че се нуждае от поддръжка. В този случай можете да предотвратите по-голям проблем, ако се свържете с нас навреме.

От друга страна, с развитието на вашия бизнес може да се наложи да добавите нови функции към вашия софтуер или да назначите няколко нови хора наведнъж. Нашият екип може да ви помогне да конфигурирате и надградите системите, които използвате от нашето портфолио и да обучите качествено вашия екип.

Интеграцията също е важна част от производствения процес. Ако не успявате да интегрирате системата със съществуващи или нововъведени при вас решения, може да се стигне до нерентабилност и загуба на време. В този случай, е добре да се обърнете към нас, за да ви съдействаме с конфигурацията на софтуера, интеграцията с други системи, които използвате и подобряването на производствените ви процеси.

Какви са различните видове поддръжка?

Съществуват различни видове поддръжка на софтуерни системи за предпечат и печат, които могат да бъдат адаптирани към вашите специфични нужди и бюджет. 

Редовна профилактика: Този тип поддръжка включва редовни проверки и актуализации на вашия софтуер, за да се гарантира неговото оптимално функциониране. Профилактиката може да се извършва дистанционно или на място, в зависимост от вашите предпочитания. 

Основата е, че получавате определен брой профилактики на година (например една или две), които се съгласуват с вашия екип и се планират предварително.

Дистанционна поддръжка: Дистанционната поддръжка ви дава възможност да се свържете със специализирания екип по телефона или в онлайн среща, който може да ви помогне с въпроси и проблеми, които срещнете. Този тип поддръжка е удобен и ви позволява да получите бързо съдействие, когато имате нужда от него.

Поддръжка на място: Поддръжката на място е подходяща за по-сложни проблеми, които не могат да бъдат решени дистанционно. Наш техник например може да посети вашия офис с висок приоритет, за да диагностицира проблема и да го отстрани.

Обучение на екипа: Нашите специалисти са добре подготвени да провеждат обучения за вашия екип, за да постигат максимално добри резултати със системите, които използвате. Тези обучения могат да са регулярни или да са базирани на брой часове на година.

Какви проблеми можете да си спестите с договор за поддръжка?

Редовната поддръжка на вашите софтуери може да ви спести редица главоболия в дългосрочен план, драстично намалявайки възможността за възникване на проблеми.

Предотвратявате на скъпи ремонти - Редовната профилактика и актуализации могат да помогнат да се избегнете сериозни проблеми, които биха могли да доведат до големи и непредвидени разходи.

Спестявате време и ресурси: С договор за поддръжка можете да разчитате на екип от експерти, които ще се погрижат за вашите проблеми, вместо да губите ценно време и ресурси в опити да ги решите сами.

Получавате достъп до нови функции - В случай че са включени във вашия договор, можете автоматично (или с планирано време за ъпдейт) да получавате всички актуализации, нови функции и инструменти на вашите софтуери за предпечат.

Какво да очаквате от един добър договор за поддръжка?

Качественият договор за поддръжка дефинира ясно услугите, които ще получите, както и вашите права и отговорностите на вашия доставчик на услугата. 

Редовна профилактика: Договорът може да включва информация за редовни проверки и актуализации, за да се гарантира оптималното функциониране на софтуера, който използвате.

Време за реакция: Договорът трябва да дефинира ясно времето за реакция за различни видове проблеми. В него се определят допустимите срокове за реакция и ескалация на проблемите, които могат да възникнат.

Ниво на обслужване: Договорът трябва да описва ясно нивата на обслужване, които ще получите, включително поддръжка на място или дистанционно съдействие.

Процедури за ескалация: Договорът трябва да дефинира ясни процедури за ескалация на проблеми, които не могат да бъдат решени на първо ниво.

Отчетност: Договорът трябва да включва разпоредби за редовно отчитане на дейностите по поддръжката. Тези отчети предоставят детайлна информация за свършената работа по дадена поддръжка и нейните срокове и периоди.

Поддръжката на софтуерните системи за предпечат и печат е инвестиция, която се отплаща. С редовна поддръжка можете да избегнете непредвидени проблеми, да подобрите значително работните си процеси, да увеличите производителността и да спестите пари. 

Ако тези ползи ви се струват интересни, можете да се свържете с нас за консултация и съдействие да изберете най-приложимия за вас план за поддръжка на софтуерните системи за предпечат и печат от разработчици, налични в нашето портфолио.

 Прочетете още Защо е добре да имаме поддръжка на нашата софтуерна система за предпечат - част 1