Как ERP/MIS системата за управление на информацията за печат на етикети и опаковки може да бъде от полза за вашите Продажби

В серия от материали ще ви представим процесите за Продажби; Техническа спецификация на продуктите; Печатно произовдство; Скалово управление; Бизнес анализ и Интеграция със съществуващи системи в една ERP/MIS система за производство на опаковки и етикети.

Този е с фокус към първата от изброените по-горе теми за продажби и обработка на поръчки от търговския екип.

Коя е системата? Представяме ви по-долу в тази статия.

За всяка компания, която расте със стабилни темпове идва моментът на един от най-големите парадокси в бизнеса - колкото по-успешна е работата, толкова по-трудна е координацията в дейностите за оценка и изпълнение на поръчките.

С времето служителите трупат ценна информация, която не е добре структурирана и не описана в документация. Това създава трудности за използване на тази информация и за подобрение на услугите - този феномен ние наричаме "хората като черни кутии".

Хората стават все по-добри в това, което правят, но им е трудно да предадат специфичните си знания на нови служители и постепенно само те самите започват да разбират работата си, а обучението на нови кадри става почти невъзможно.

Идва моментът, в който проблемът не е в количеството хора в печатницата, нито в нивото на тяхната квалификация и усърдие. Тогава фокусът се насочва към установяването на процеси и тяхното добро управление.

Системата за управление на данни, специализирана за печатно производство ви позволява да управлявате ефективно информацията за вашите потенциални и съществуващи клиенти. 

Тя е важно да може да оптимизира и стандартизира процеса на комуникация, ценообразуване, обработка на поръчки и клиентски взаимоотношения чрез лесна за използване и специфична за печатната индустрия система за управление. 

В тази статия ще видите как завършения ERP/MIS софтуер за печатници BEL Overprint може да бъде вашия помощник в управлението на всички дейности в рамките на вашите Продажби - от получаване на задания в търговския отдел, през калкулации и офериране, до управление на поръчката.

В следващи материали ще видите още за процесите на техническа спецификация на продуктите; печатно произовдство; скалово управление; бизнес анализ и интеграция със съществуващи системи.

Основните елементи на ERP/MIS системата за екип Продажби за печат на етикети и опаковки

• Управление на клиентска информация чрез CRM
• Оценка на разходите и ценообразуване по различни критерии
• Оферти и калкулации с автоматизирани шаблони
• Управление на информацията за поръчки между търговски екипи

Управление на клиентска информация

Управлението на взаимоотношенията с клиенти е основен инструмент за бърза и ефективна обработка, когато става въпрос за изграждане на доверие и лоялност с вашите клиенти. В днешно време е важно не само да поддържаме, но и да подобряваме качеството на услугите.

Използването на пълния потенциал на CRM инструмента ви позволява да адаптирате ефективно вашите обособени действия и стратегия за продажби в добре оформен и стандартизиран процес. Този подход ви позволява да предоставяте по-качествена услуга, да увеличите обема обработени поръчки за единица време и да въвеждате новите кадри в работата много по-бързо и лесно.

Информацията, управлявана в CRM инструмента, дава възможност на вашия търговски отдел да поддържа и подобрява качеството и бързината на услугата. Всички клиенти могат да бъдат добавени към CRM системата с наличната за тях информация за индустрия, контакти, интереси, история на поръчките и всичко, от което имате нужда.

Автоматизацията на този процес, например, позволява един потенциален клиент, който е приел дадена оферта, да се отбележи в съществуващ клиент, което може да бъде извадено в отделен отчет на количеството нови придобити клиенти за даден период. Това дава възможност за лесна проследимост на поръчките и статистика за процента реализирани резултати за оценка на ефективността.

Освен това можете да проследявате всички действия на клиента от първото запитване за оферта до доставката на продукта в структурирана история.

Записването и следенето на счетоводните данни става изключително лесно. Към тази информация могат да се добавят предпочитания на клиента, свързани с производството и доставките, както и леснодостъпни справки за договорни взаимоотношения, без да се налага да хората да ровят по документите или да помнят.

Разширеното управление на данни позволява на търговските екипи бързо и лесно да извличат важна информация и списъци с клиенти по зададени критерии. Тези списъци могат да се използват за много приложения като например:

• анализ на информацията;
• продажбени и маркетингови кампании;
• периодични отчети;
• парични потоци.

Ежедневни дейности

Търговският екип може да организира своите задачи и да създава дневен график в рамките на интегриран календар на дейностите според приоритетите.

Управителите или мениджърите на екипи може да организира времето на продажбения отдел и да възлагате задачи, като:

• изготвяне на оферта;
• организиране на среща с клиенти;
• изпращане на мостри;
• нотификация за проследяване на поръчки;
• създаване на автоматично повторяеми задачи;
• отбелязване на важни крайни срокове.

Могат да се добавят много различни видове информация според предпочитанията ви като потребител и според вече установените процеси. 

Един пример е изобразяването на местоположение на клиенти върху карта - функционалност, която се оказва много ефективна за лесно планиране на логистиката и доставките всеки ден.

Оценка на разходите и ценообразуване на поръчка за печат

Нестандартните и сложни поръчки, които се произвеждат с повече калкулации и повече печатни приложения са разнообразни и следователно трябва да се извършват различни процеси за оценка на разходите.

Всеки от тези процеси може да се регистрира в един и същи инструмент за оценка - ERP/MIS системата Overprint.

Това осигурява сигурност за екипа на печатницата, че може да използва една и съща среда с информация и активи за всички печатни приложения и да изчислява разходите бързо и лесно по предварително зададени в тази среда параметри.

Едновременно с това, всяка ценова калкулация и оценка на разходите се управлява лесно и може да се визуализира в различни форми:

• самостоятелно за конкретна поръчка;
• за набор от поръчки от определен вид;
• за определен период;
• за избрани изходни устройства или технология;
• за избран екип.

Основата на MIS/ERP системата

Оценката на разходите е ядрото на MIS системата, която събира информация от множество източници, а именно основни данни, спецификации на поръчки, складов модул и оборудване. 

Чрез тази информация може да се състави подробен документ за анализ на производството, който комбинира множество параметри като печатни материали, монтаж, производство, ръчни операции и дейности, ценови листи и др.

Оценката на себестойността на поръчката може да бъде настроена по два начина:

• Оценка на индустриалните разходи на база производствено време;
• Оценка на разходите, базирана на определени дейности. 

И при двата случая е възможно да се генерират различни ценови листи, в които всяка печатна машина може да има различна себестойност на час, всеки продукт може да има различна цена за поръчано количество и т.н.

Как работи подробният анализ на разходите и калкулирането на цени

Системата оценява разходите за материали и услуги, както и времето за настройка на машинте и производство, необходимо за изработка на всеки продукт, който трябва да бъде добавен в офертата според поръчката на клиента. Всички стандартни и променливи разходи се разглеждат и изчисляват въз основа на критериите за производство. 

Освен това системата може да изчисли допълнителна информация, като приблизителния отпадъчен материал и да отбележи свободните печатни машини и оператори.

Оценката на разходите предоставя сравнителна таблица за всеки продукт, изобразяваща подробни данни за различни количества (напр. тираж 100 000, 500 000, 2 000 000). 

След това системата ви дава автоматично предложение за метод на производство, който ще осигури оптимален и рентабилен производствен подход.

Тази функция е много важна и ценена от съществуващите потребители, когато за производството на етикет или опаковка може да се използва както конвенционален, така и дигитален печат.

Преглед на вашите действителни производствени разходи

След оценка на разходите, ценообразуването и изработката на поръчката, остава да потвърдите на системата прогнозните разходи чрез изчисляване на действително направените разходи. 

Това става лесно чрез различни канали в BEL Overprint. 

Действителните производствени разходи могат да бъдат прегледани:

• Отделно за всяка клиентска поръчка;
• В общ производствен отчет в модула за Бизнес Анализ, който ще разгледаме подробно в следваща статия от тази серия.

На практика след края на производството получавате за анализ на производствените разходи.

Този отчет прави съпоставка между прогнозните и действителните производствени разходи чрез сравнение в табличен изглед и лентови диаграми. 

Виждат се поотделно разходите за:

• производствено време;
• материали;
• труд;
• поддръжка;
• външни услуги.

В допълнение можете да преглеждате количествата на всеки използван материал и продължителността на всяка задача.

Машинно обучение за оценката на разходите

Всяка следваща поръчка, която създавате в системата, съдържа всички производствени спецификации за отделните продукти, което захранва системата чрез машинно обучение (Machine Learning).

Софтуера от своя страна изчислява всички исторически данни за всяка използвана спецификация, печатен материал и оборудване и предоставя прецизни прогнози за времето за настройка и производство, количеството отпадъчен материал и т.н.

С времето процесът на оценка на разходите става много по-точен в сравнение с неговото теоретично изчисление на ръка.

Изготвяне на оферта за печат на етикети и опаковки

След като събере пълната информация в документа оценка на разходите по поръчката, системата може да изготви подробна клиентска оферта по зададените параметри.

На база разходите и след въвеждане на желания от вас марж на печалба, се изчислява и продажната цена. 

Маржовете за група артикули могат да бъдат:

• Зададени предварително в продуктовата информация;
• Добавени към всеки отделен артикул в офертата. 

Това означава, че можете да въведете отделни проценти на печалба за различните производствени разходи - време на настройка, субстрати, мастила, труд, външни услуги и т.н.

Като допълнение, предварително можете да добавите описания на продуктите, които да се генерират автоматично в офертата.

Клиентска оферта се генерира съгласно стандартен фирмен дизайн шаблон, който се настройва веднъж в началото на конфигурацията на системата и се използва всеки път, когато оферта се изпраща на клиент. Разбира се, можете да подновявате или да промените напълно този шаблон във всеки един момент.

Този процес осигурява бързо генериране на ценова оферта с всички елементи по поръчката, прецизно изчислени стойности и стандартни фирмени правила и условия, приложими за всички клиенти.

В системата се поддържа процес за ревизии на различни етапи от оферирането. Можете да настроите етапи на подготовка, преглед, одобрение и изпращане на офертата до клиента.

Управление на поръчки за печат на етикети и опаковки

След като бъде приета офертата, тя се преобразува автоматично в поръчка, която включва всички данни, спецификации и информация, използвани в офертата.

В допълнение към спецификациите на продукта, поръчката съдържа още:

• точните количества за производство;
• приетите цени;
• подробностите за доставка;
• избраната технология и изчисленото време за производство, което можете да блокирате, за да не се използва от следващи поръчки;
• информация за производствените фази от печата до финалната обработка и логистиката.

Поръчките могат да се показват в табличен изглед, който може да се управлява филтри, избрани според критериите и предпочитанията на всеки търговец.

Това позволява лесно извличане на нужната информация, включително разходите, приходите, производствения капацитет, подробностите за всяка поръчка и стъпките за производство.

Управление на множество поръчки

Всяка поръчка може да бъде заведена като част от проект с набор от задания за печатно производство, които клиентът е направил. 

Overprint разполага с раздел за управление на проекти, създаден за преглед и организация на множество поръчки. Тези проекти са организирани под два основни параметъра:

• Поръчките са получени от един и същи клиент;
• За тях има дефинирана смислова стойност - например "Етикет Червено вино".

Оптимизиран процес на продажба

Системата позволява дефиниране на поредица от стъпки, които търговският екип да следва от ранен етап на поръчката до затваряне на клиента. 

Търговските представители могат да проследят своите клиентски поръчки, като създават персонализирани изгледи въз основа на критерии за филтриране според предпочитанията си.

Поръчките се обработват, доставят и фактурират чрез отделни секции с различна визуализация, които са проектирани според специфичните изисквания за всяка функция. 

Налични са и различни валидации по подразбиране в рамките на производствения път на поръчката, за да се гарантира целостта на данните през целия процес. Например, поръчка не може да се редактира, ако статусът й е „в изпълнение“.

Освен това, системата позволява различни изгледи за доставка, за да позволи оптимизирано управление на този процес:

• предстоящи доставки; 
• хронология на доставките; 
• опаковъчни списъци;
• чакащи поръчки за доставка.

Управление на ресурсите

Когато се регистрира поръчка и продуктите се добавят към нея, системата може автоматично да създава "резервация" на нужните производствени материали, включително суровините, необходими за изпълнение на поръчката. 

Резервацията или блокирането на материали осигурява бързодостъпна информация за наличните количества и очакваните разходи на материали за всяка поръчка, както и количества които е необходимо да бъдат закупени.

Стъпки за обработка на поръчки

Обработка на поръчки може да включва валидации, които изискват специфични действия, изпълнени от различни отдели, за да може поръчката да премине към производство.

Тези валидации включват одобрения, определени за конкретни функции или разрешения от други отдели. 

Например, може да се наложи финансовият отдел да одобри дадена поръчка, преди тя да бъде възложена на производственото планиране - в случай на просрочие или неизплащане на задължения от страна клиента.

Могат да се задават известия, които информират потребителите, когато дадена поръчка е на конкретен статус, за да се позволи навременно проследяване на поръчките. 

Например можете да изпратите имейли до клиента на определени стъпки, като благодарствен имейл за получена поръчка или при статус на поръчката "готова за изпращане" - имейл с информация за очаквано време на доставка.

Overprint е специализирана за полиграфическата индустрия ERP/MIS система, разработена на принципите на три стълба - дигитализация, автоматизация и свързаност.

Платформата работи като основна среда за управление на процеси в компанията и осигурява ефективен и оптимизиран процес на обработка. 

Със своята изчерпателна, модулна и силно адаптивна архитектура Overprint е идеалното решение за вашето печатно производство, което ви дава всичко от което се нуждаете за качественото и ефективно управление на бизнес и производствени процеси.

Прочетете Какво представлява ядрото на ERP/MIS системата за печат на етикети и опаковки

Разгледайте ERP системата за печатници BEL Overprint

Научете повече за BEL - разработчик на софтуерни решения, специфични за нуждите на печатната и опаковъчната индустрии