Кога е правилният момент да закупим софтуер за нашето производство?

Доскоро в пространството можеха да се намерят много статии със заглавие „Какво е това работен поток“, „Имаме ли нужда от работен поток“, „Как системата за управление на поръчките ще подобри нашия процес и печалба“ и всякакви други вариации по темата, които целяха да покажат на читателите, че имат нужда от цялостно решение за управление на работния им процес. Днес подобни статии нямат такава стойност, защото вече на всички е ясно, че ползите от закупуване на работен поток са огромни и се простират значително отвъд простото автоматизиране на някои процеси. Благодарение на подобни системи имате възможност да стандартизирате процесите, да имате поглед върху всичките им аспекти на процесите в реално време, да компилирате данни за вашите клиенти и - не на последно място - да направите своята работа много по-бърза, удобна и с по-малко възможности за грешки. В следващите редове искаме да насочим вашето внимание към следващия етап от подобряване на работния ви процес. Разбрали сте, че имате нужда от цялостно решение за управление на вашите процеси. Какво следва след това, как да изберете „правилния“ работен поток и най-вече как да го купите?

За да получите правилните отговори, трябва да задавате правилните въпроси

Ще се опитаме да направим един кратък списък с въпроси и съображения, които трябва да имате предвид, когато купувате софтуер за производството си.

Мога ли да си го позволя?

Въпреки, че ползите от работния поток и от софтуерите за управление на процесите като цяло са добре документирани, все още за някои компании е трудно да преценят или да убедят мениджмънта да закупи такова решение. Ето няколко съображения, които трябва да имате предвид:

Q1: Цена на софтуера
Това включва цената за неговото закупуване или вземане под наем, цена за поддръжка и допълнителните продукти и добавки, които са нужни, за да се адаптира системата към вашите нужди.

Q2: Цена на хардуера
Това може да включва компютри, сървъри, мрежи, принтери и други компоненти, които са необходими за работата на системата или на операторите, които ще работят с нея. Най-вероятно вече имате част от хардуера, който ви е нужен, но трябва да имате предвид, че е необходимо хардуера, на който работи една такава система, да е актуален. Трябва да се предвидят финансови средства за ъпгрейд на сървърите и за подобрение на масива за пазене на данни.

Q3: Разходи за консултациите и имплементацията
За проект, от който ще зависи цялото ви производство, е добре да се доверите на опитен консултант. Консултантските услуги могат да се договорят предварително като обща сума или да се изчисляват на час. Повечето фирми целят да имат яснота от самото начало колко би им струвало и съответно предпочитат да имат обща цена за цялостната имплементация. Оказва се обаче, че при работа с по-големи проекти всъщност договорената цена на час е много по-ефективният метод на работа, защото осигурява гъвкавост и на двете страни. В допълнение, често този начин на имплементация излиза по-евтин, защото при калкулацията на обща цена доставчиците залагат големи проценти „несигурност“, които вие плащате, без значение дали сте ползвали.

Q4: Разходи за допълнително време на вашите служители
Имплементацията на един софтуер е двустранен процес, който изисква усилия както от доставчика, така и от купувача. От страна на купувача ще трябва да се ангажират ключови кадри, които са наясно с процесите и могат да дефинират заданието за имплементация. Често тези кадри са най-натоварени - от тяхната ангажираност зависи успеха на проекта. Колкото и добър да е един консултант или доставчик, той няма как да знае процесите, по които работите, и може да не отрази някой от тях или без да иска да промени нещо, което да ви коства грешки и пари.

Q5: Разходи за обучение на персонала
Вашите служители ще трябва да бъдат обучени за работа със системите, като инвестицията в добро обучение е нещо, което наистина си заслужава. В днешно време цените за обучение са доста ниски и уместни, заради навлизането на интернет технологиите, добрата подготовка на някои доставчици с нагледни материали и други.

Мога ли да си позволя да не го купя?

Ако сте започнали да събирате разходите по предходните редове, сигурно те вече започват да ви изглеждат доста големи. Но за да направите пълнен анализ, трябва да погледнете и следните неща:

• колко реални разходи ще ви спести системата;
• колко време, което може да инвестирате другаде и съответно да повишите приходите си, ще ви спести системата;
• как това ще подобри комуникацията ви с клиентите и ще намали грешките;
• как системата ще подобри цялостната услуга и изживяването на вашите клиенти, което ще ги направи по-лоялни и по-трудни за „открадване“ от конкуренти.

Даваме ви един нагледен пример: няколко печатници – наши клиенти споделят, че по време на разговори с техни клиенти са получавали въпроса: „Вие каква система ползвате за одобрение на файлове?“. Обръщаме внимание, че не ги питат „Вие имате ли система за одобрение на файлове“, а „Каква система имате“.

В днешно време вече има системи, които са задължителни и които клиентите (особено тези от Западна Европа) предполагат, че имате. За тях не стои въпросът дали ги имате, а по-скоро какво решение точно използвате.

В допълнение - клиент, който е свикнал да използва такива системи и да е част от цялостния процес на работа, ще бъде доста „труден за крадене“ от конкуренцията, ако тя го кара да се върне към одобрение на файлове по имейл и не му дава информация за неговата поръчка в реално време.

Преки спестявания на разходи

Преките спестявания на разходи са нещо, което можете да измерите реално и да му сложите точно финансово измерение:

• разходи за труд;
• разходи за управление на брака и рекламациите;
• разходи за материали, които ще спестите от по-доброто управление на поръчките.

Непреки спестявания на разходи

Това са разходите, които не могат да бъдат измерени директно или за които има нужда да мине много време в работа със системата, за да могат да бъдат остойностени. Колкото и да е странно, често тези спестявания могат да бъдат много по-значителни от преките спестявания. Въпреки това те не биват анализирани правилно в началото на проекта и съответно не се закупуват правилните системи или изобщо не се пристъпва към закупуване на такива. Част от непреките спестявания са:

• спестено време, което може да бъде инвестирано другаде;
• автоматизация на стандартните поръчки с нисък марж, за да можете да се фокусирате върху тези, които ви носят висок марж;
• автоматична проверка на файлове и поръчки за по-малко грешки;
• прехвърляне на част от работата към клиента по приемлив за него начин;
• ясно разпределение на отговорностите при спорове.

Има още много подобни спестявания, които - събрани - могат да дадат резултат от десетки, дори стотици хиляди левове годишно.

Как да си купя система?

Всъщност всяка фирма има различен подход към купуване на системи за своето производство. Ние ще представим само основните стъпки, като всяка фирма има уникални изисквания, които могат да бъдат прибавени.

Направете списък с потенциални доставчици

Направете списък с потенциалните производители на такива системи, проучете дали те имат представител в България. Разгледайте в детайли предложената информация по техните сайтове и се опитайте да разберете дали дадена система отговаря на вашите нужди.

Погледнете и фирмите на вашите колеги, които използват такива системи. Самите те са правили подобно проучване, когато са избирали системи, и информацията с какво разполагат може да ви бъде от голяма полза.

Класифицирайте потенциалните доставчици

Разделете доставчиците на три категории – водещи, копиращи и последователи. Водещите предлагат най-иновативните системи, които създават ноу-хау в този тип решения и които предоставят най-новите и последни добри практики. Копиращите също са иновативни и имат уникални функции, но като цяло се стремят да копират функциите на водещите компании. Последователите са с по-малки решения, често стартиращи компании, които се опитват да репликират логиката на големите софтуери, без да вкарват сложни процеси в тях, които изискват много време за програмиране.

Обърнете внимание, че не винаги най-големите са водещи. Тук не става въпрос за цена или за размер, а за иновации и за наложеност – стартъпите може да се водещи в нещо, но бъдещето им е несигурно.

Ако изберете водещ доставчик, то вашата фирма ще ползва най-новите технологии, които винаги се правят с цел:

• оптимизация на системите и работата с тях;
• създаване на нови възможности за пазари или продукти;
• по-добър анализ на производствата.

Получава се така, че вашата фирма върви напред заедно със софтуерите, които използва. Ако имате софтуер, предоставящ функции, които никой друг не предоставя, защото е от водещ разработчик, то вие веднага получавате конкурентно предимство на пазара.

Проучете доставчика и дистрибутора (консултанта)

В крайна сметка вие ще доверите вашето производство на тези две фирми и е от изключителна важност да изберете доставчик и консултант с опит и добра организация на работата, които ще ви подсигурят бъдещи успехи.

Разгледайте тяхното портфолио – ако те работят с големи и водещи компании, то най-вероятно имат нужната квалификация и организация, за да го правят. Имайте предвид, че големите разработчици на софтуер тестват и оценяват своите доставчици, защото самите те държат да са на ниво.

Разгледайте или разбрете повече за техните клиенти, за броя инсталации, които са направили, дали са направени в голям период от време или за кратък (например по европейска програма). Доставчик с много клиенти, който работи с тях продължително време, със сигурност ще има добра организация за обучение на кадри, за консултации при възникване на проблеми и за създаване на дългосрочен печеливш модел на съвместна работа за своите клиенти.

Направете добро задание

Колкото и да е странно, това е едно от нещата, които много често се пропускат по нашите ширини. Доброто задание е ключ към успешното внедряване. Заданието може да се прави по два начина (като ние препоръчваме втория):

1. Първият начин е да се напише документ, който е построен на принципа „Ето какво искаме ние“. Той представя описание на модулите или функционалността, която искате от един софтуер.
2. Вторият начин е да се напише задание на принципа „Ето какви проблеми искаме да решим и какво искаме да подобрим“.

Вторият метод е много по-печеливш за компаниите, защото ще имате възможност да видите как различните доставчици подхождат към решаването на едни и същи проблеми. Също така често ако напишете „Искам това“, ще пропуснете някаква иновация, която решава конкретните ви нужди, но го прави по съвсем друг начин.

Подгответе ваши материали за работа

Ако тествате система за предпечат, подгответе реални файлове, с които сте имали проблеми. В крайна сметка вие ще използвате системата за вашите ежедневни нужди и ако получавате такива файлове, то вие трябва да знаете как системата ще се справи с тях.

Отделете време за демонстрации

Отделете време, за да видите цялата система в действие, но също така отделете време, за да видите всеки отделен модул, който смятате да закупите. Разгледайте го в детайли и си представете как той би улеснил вашата работа, как се интегрира с останалата част на системата и колко сложен е за научаване.

Тествайте системата

Повечето фирми минават през този етап, но за съжаление не отделят достатъчно време за тестове. Често даваме наши софтуери за тестове на клиенти, но в последствие се оказва, че те са отделили само няколко часа, за да направят работни потоци и да прекарат реални поръчки през системата.

Тестовете са нещо, което отнема много време и ресурс на клиентите, поради което е хубаво да се направи предварителен план за тях, както какви материали ще се ползват, така и кои хора ще са ангажирани с тях.

Когато тествате, мислете както за настоящето, така и за бъдещето. Какво ще ви даде тази система, какви нови възможности ще отвори пред Вас.
Например система за одобрение на файловете онлайн ще ви даде възможност да таргетирате големите брандове, система за автоматична проверка на файловете ще ви даде възможност да си направите онлайн магазин (web2print) и т.н.

Оттук нататък следват нормалните търговски взаимоотношения. Не забравяйте да питате за срок на доставка, срок на инсталация, срок на обучение и други подобни.
Надяваме се тази статия да е полезна за всяка фирма, която обмисля да закупи софтуер за управление на даден процес или на фирмата като цяло. Ние ще продължим да разработваме това съдържание, за да остане актуално и да бъде по-подробно.

За ГЕД ООД
ГЕД е доставчик на водещи марки софтуер, хардуер и консумативи на българския пазар в областта на арт и печатните индустрии. Ние разполагаме с голямо портфолио от решения за различните етапи на производството и работата с клиенти, които могат да оптимизират вашите процеси и да ви позволят да се съсредоточите върху поръчките с висока добавена стойност.