4 причини да автоматизирате предпечатния работен поток

Ако преди 10 години за една поръчка можеше да се отдели нужното време за обмисляне, обработка на информацията и настройка на машините, то днес това време е значително съкратено. Файловете трябва да се обработват много бързо, подготовката между поръчки да е незабавна.

Основна причина за това е вида задания, които идват от клиентите. И големите, и малките брандове търсят производство на малки партиди, които да могат да поръчат отново след месец-два. Ситуацията е такава, че никой не иска да планира за 12-24-36 месеца напред.

Освен това, разнообразието от продукти е много голямо. В днешната дигитална среда проучването за поведението на потребителите е много по-лесно от преди едно-две десетилетия, заради естественото развитие на дигиталните технологии. Това дава инструмент на големи и малки брандове производители на потребителски продукти, с който много бързо да отговорят на моментните потребности, желания и тенденции.

Естественото следствие от това за поръчките за опаковки, етикети, комерсиални или други печатни продукти - по-къси тиражи, по-честа персонализация, повече изисквания за качество на цвета. Реалността е, че всяка еднообразна ръчна операция, всяка грешка и всяко забавяне водят до загуба на пари.

Решението може би стои в автоматизираният и последователен работен поток за управление на файлове и информация в производството.

Когато систематизирате процеса от получен файл до изходно устройство и го обработвате автоматизирано, се подобрява както всяка отделна стъпка, така и производствения цикъл като цяло. Истината е, че автоматизацията е помощник, а не заместник на хората. Това означава, че внедряването на система носи само и единствено ползи, когато се управлява добре от същите тези хора.

Какви са основните причини да се замислите сериозно по темата за внедряване на цялостен работен поток във вашия предпечат?

Причина 1: Постигате еднакво високо качество на всяка поръчка по стандартизиран начин

Както споменахме вече, в днешния пазар (особено в България) всяко отклонение в цвета, всяка малка грешка се наблюдава и отбелязва от клиента. За индустриите с високи изисквания като фармация и храни е особено важно да няма грешки в информацията.

Стандартизацията означава създаване на процеси, които се следват като последователност от всички участници. Т.е. без значение колко е сложна опаковката, колко цвята има или колко некачествен е подаденият файл от клиента - процесите се следват и резултатът винаги е очакваният - и то за значително по-кратко време.

За да се постигне това, системите за работен поток въвеждат свързани помежду си инструменти, които обработват полу- или напълно автоматизирано дадена операция по предпечатния файл. 

Основните инструменти в един работен поток:

• Получаване на файлове и информация за тях - може да се случва автоматизирано чрез качване на файла от клиента в система, което автоматично създава нова поръчка.

• Проверка на файлове - префлайт за проверка и корекция на основни елементи по файла (шрифтове, текстове, цветове и много други), гарантирайки, че той отговаря на изискванията преди последваща обработка.

• Редакция на файлове - лесна, бърза и интуитивна манипулация от оператор на всеки един отделен елемент във файла.

• Цветово управление на файловете - оптимизация и конверсии между цветове за точни данни към машините и за намаляване разхода на мастило.

• Електронен монтаж - автоматизирано подреждане на елементи за кратко време и с нисък брак на материал

• Трапинг - автоматично оформяне на елементите с припокриващи се цветове

• Цветни проби, електронни проби - изработка на серфицирани по стандарт или вътрешно-фирмени цветни проби.

• Одобрения и корекции - изпращане до клиента с автоматично въвеждане на обратната връзка в записа на поръчката

• Растеризация на файла - напълно автоматизирано с вече съществуващите в системата данни.

• Генериране на данни за автоматизация на печата и довършителните работи

• Отчетност в MIS и други системи за планиране и разходи

• Архивиране, подреждане, контрол на версиите

и много други. Работният поток има много повече инструменти от гореизброените, които могат да се персонализират спрямо конкретният начин на работа.

Следването на всички стъпки от процеса в стандартизирана, автоматизирана и свързана последователност дава възможност както на вашите оператори, така и на вашите машини не да гонят, а да постигат всеки път високото качество, очаквано от вашите клиенти.

Причина 2: Отървавате се от забавяния в печатното производство

Всяка задача, която изисква ръчна намеса, всяка грешка, която се случва поради невнимание забавя производството. Често се получава изчакване между различни дейности или нужда от допълнителна задача за прехвърляне на данни и информация от един софтуер в друг.

И тук искаме да наблегнем отново на това - автоматизацията е помощник, а не заместник на човека. Тя взима еднообразните и еднотипни действия, които в общия случай водят до грешка, и оставя на човека функцията за наблюдение, обмисляне и вземане на решение.

(Между другото - самата печатна машина в днешния ѝ вид също е автоматизация, ако се замислим за хората, които са правили ръчен натиск на всеки отпечатък преди години - а в някои страни все още правят.)

Автоматизираният работен поток за предпечат намалява изчакванията и отстранява голяма част от грешките. Така получавате производствено време, в което наистина произвеждате. 

Освен това се намалява цялостно времето за изработка на поръчки. Ако преди една поръчка е отнемала 4 часа, автоматизираната система позволява да се обработи за до 2, 3 или повече пъти по-малко време.

Причина 3: Спестявате пари

Тази причина в голяма степен е следствие от предишната. 

• Ако намалите времето за изработка на единица продукт, се освобождава време за изработка на нови поръчки.
• Всяка отстранена грешка или непредвидено забавяне е отстранен разход.

Но тук има и друг важен момент. Инструментите за обработка на файлове в един добре организиран производствен работен поток за предпечат могат да спестят много разходи за мастило, хартия и консумативи. Оптимизацията на материала чрез правилно цветово профилиране, ефективен монтаж и други оптимизации дава възможност да се намали себестойността на крайния продукт и да се предложат по-конкурентни цени.

Подобряването на тези разходи ясно си личи в месечните и годишните финансови отчети на бизнеса.

Причина 4: Спирате да въвеждате една и съща информация два или повече пъти

Многократното въвеждане на една и съща информация е скрит разход, който много хора не осъзнават, докато не го открият. Този казус може да се наблюдава в три основни направления:

1. Двама души въвеждат една и съща информация в различни системи и инструменти. Липсата на интегриран метод между системите е едно голямо допълнително натоварване за всеки човек от екипа.
2. Един човек въвежда една и съща информация в различни софтуери. Това най-често се случва при предпечатаря, който трябва да експортира и импортира файлове и данни от един софтуер към друг, вместо това да става напълно автоматизирано.
3. Повторно въвеждане на една и съща информация за ретираж. Липсата на архивни данни и файлове налага повторно въвеждане на данните, както и повтаряне на част (или всички) от процесите, като цветни проби, одобрения и корекции и др. 

Премахването на дублираните действия освобождава време на специалистите за полезна и креативна работа. Вместо да въвеждат данни, да проверяват информация между софтуери и да препращат файлове, те обработват повече поръчки. Монотонните и еднотипни задачи се поемат от автоматизацията, а обучението на нови кадри става значително по-лесно и естествено.

Освен това, когато се предостави лесен и разбираем достъп до информацията за поръчки на клиентите, те обикновено започват да имат повече доверие на своя изпълнител и да разчитат на неговата система. Вътрешните процеси на брандовете се движат плавно и последователно, защото са в синхрон с вашата стандартизирана система за работен поток в предпечата.

Като заключение ще кажем, че една система за работен поток расте заедно с растежа на бизнеса, който я използва - колкото повече се използва, толкова по-обхватни стават възможностите и взаимовръзките. Производителността се увеличава експоненциално и вмествате все повече поръчки за единица време, без да правите компромис с качеството.

Прочети Каква е разликата между работен поток и софтуер за автоматизация?

Разгледай Софтуери за работен поток в предпечата