Начало | Блог | Какво е работен поток и какви са ползите от внедряването му като система за управление на предпечата

Блог

Дата:15 / 05 / 2024

Автор:

Публикувано в:Автоматизация и Работен поток

Какво е работен поток и какви са ползите от внедряването му като система за управление на предпечата

Терминът "работен поток" или "workflow" се използва широко в полиграфията. Толкова широко, че за съжаление е изгубил малко смисъл и не е много ясно какво се има предвид.

В тази статия ще разгледаме работния поток от различни гледни точки, за да ви дадем една цялостна и завършена картина на това защо всяка печатница има нужда от водещо решение за работен поток.

Какво означава терминът "работен поток", когато говорим за предпечат, файлове и цветове

Като цяло “работен поток” е съставен от три думи:

Работен - тоест показва, че се извършва някаква обработка, има реално производство, а не е само административен софтуер, като MIS система например.
Поток - показва, че има процес, последователност от действия и някаква логика, която протича в тяхното изпълнение.
И една скрита дума “за какво” - тоест какъв тип е работният поток:
- Много често, когато казваме работен поток имаме предвид файлов работен поток - тоест работен поток за печатни файлове.
- Възможно е обаче работният поток и да е цветови - тоест работен поток, който управлява обмена на цветова информация.

В тази статия разглеждаме предимно работен поток за предпечат или също известен като файлов работен поток.

Както ще видите работния поток не замества съществуващите решения за управление на бизнеса или корекция на файловете, а създава една свързваща и обединяваща среда. В нея той обединява процеси, които до момента са начупени, като автоматизира работата между тях и гарантира качествен вход и изход във всички точки на комуникация.

Какъв тип система е работният поток?

Забелязали сме, че понякога на клиентите им е трудно в началото да намерят точното определение за работния поток.

Получавали сме запитвания за работен поток от клиенти, които са останали с впечатление, че работният поток е ERP и питат дали в него има счетоводство.

Също така дали е подобно на продуктите на Adobe и може ли да се инсталира на повече от един компютър. Истината е, че работният поток е от всичко по много и стои в центъра на всички процеси до които предпечатът има досег.

MIS система ли е работният поток? - реално работният поток е напълно функционална MIS система за предпечата, защото съдържа информация за статуси, поръчки, ключова информация за всяка поръчка, етапи на изпълнение, готови и “полу-готови” файлове. Всичко от което имате нужда, за да организирате вашия предпечатен процес.

Работният поток може да работи паралелно с MIS системата за производство и администрация, която сте избрали, като ѝ предоставя информация в реално време, за да може всички да виждат статусите, да получават реални отчети за разходите и да планират без забавяне.

Производствена / приложна система ли е работният поток? - голяма част от дейностите, които правите в момента в софтуерите за обработка на файловете могат да се правят в работния поток автоматично, полуавтоматично или пак в софтуерите за обработка, но с дълбока интеграция с процеса в реално време.

Това включва дори и най-елементарните задачи за всеки работен поток за приемане на файлове, проверка и корекции, електронен монтаж и др.

Много работни потоци имат вграден голям набор от производствени функции. Други идват и с приложения и апликации за обработка на файлове. Трети имат и пълнофункционални приложения за цялостен предпечат. Тоест при закупуването на работен поток наистина получавате интегрирана система за предпечат.

Архивна система ли е работният поток? - донякъде да, защото освен архив на всички поръчки и информацията към тях, той съхранява и файловете в подходящи за архивиране формати, така че да могат да се отворят правилно след време.

Освен това поради факта, че всичко е свързано, към всеки файл се пази и неговата пълна история на обработка, за да имате абсолютна проследимост и управление на версиите в случай на нужда.

Свързваща система ли е работният поток? - реално той се явява свързващото звено между няколко процеса, които иначе работят самостоятелно. В този ред на мисли освен обработка на файловете, работният поток прави и трансформация на данните от предходните процеси и ги подава към последващите процеси.

Както виждате работният поток не заменя един или друг процес или софтуер, а дава на печатниците изцяло нов, интегриран, прозрачен и качествено по-ефективен процес за управление на предпечата и свързаните с него дейности.

Работният поток поема почти всички функции, като позволява на професионалистите в предпечата да се съсредоточат в работата, в която са добри и която носи висока добавена стойност, като намалят администрацията и повторяемите задачи, които не са ценни за крайния продукт.

С каква информация работи работният поток

Работният поток среща файловете, поръчките и информацията за двете в една среда, като ги комбинира така, че да предостави на специалистите най-добрия инструмент, с който да свършат своята работа бързо и ефективно.

Реално “файлът” като такъв съдържа много информация, която можем да разгледаме като отделни елементи и да използваме в нашата работа.

Самият файл като обект - това е файлът, който получавате от клиента, който може да е в различен формат.

Основното предизвикателство тук е да се управляват версиите на файловете, особено когато има множество корекции, които получавате от клиента.
Повечето печатници и студиа управляват файловете си по начин, който е подобен на начина на управление от последните двайсет години - на сървър в папки по клиент или дати. Когато имаме нужда от нещо “се сещаме” на кой клиент е и в коя папка и е и започваме да го търсим.
В много случаи файлът се получава по имейл от търговците, които просто препращат този имейл на предпечата, за да намерят 10-те разлики и да решат под каква логика да го обработят или съхранят без да имат информацията от свързаните телефонни разговори.

Елементите на информацията във файла - това са изображения, шрифтове и други елементи, които можете да намерите във файла и които понякога се налага да управлявате заедно и отделно от файла. Също така може да съдържа форма на щанцата, баркод и друга информация, която също би било полезно да се управлява както като част от файла, така и като отделен елемент.

Основното предизвикателство тук е индексирането и управлението на тези обекти като “ресурси” към файла - дейност, която е почти невъзможно да се прави в обем без наличието на специализиран софтуер.
Много често елементите на файла са критични за бранда - баркодове, изображения и др., а реално те остават само като част от файла и не могат да се използват, сравняват или проверяват самостоятелно.

Свързаната информация към файла - този тип информация е важна и обикновено е мястото, в което най-голяма част от печатниците изпитват затруднение да управляват. Можем да я разделим на три:

Производствена информация - приложение на крайната опаковка, какви технологии са заложени при създаването на файла и др.
Административна и процесна информация - като например клиент, продукт за който е файла, приложение на крайната опаковка, дата на която трябва да е готов и др.
Информация към поръчката - допълнителни инструкции от клиента, специфики на поръчката и други, които може да са важни за нейното производство.

Количеството информация, която идва заедно с файловете и трябва да се обработи всъщност е много голяма и често критична. Също така липсата на организация точно в тази точка най-често се приема като “хаос” от специалистите.

Като цяло този тип информация остава неструктурирана в рамките на компаниите, предава се предимно устно и не остава записана като част от архива към всяка поръчка. Съответно се получава така, че знанието какво да се прави с някоя поръчка е нещо като “фирмено” или както се казва по книгите “племенно” знание.
Информацията стои в различни системи, в различен формат и несвързана, а много често даже не се записва никъде.
Когато информацията не се записва структурирано може да се получи разминаване в начина, по който се интерпретира от различните отдели и това да доведе до неволна грешка.

Процесът на обработка - това изглежда елементарно, все пак предпечатът знае какво да прави със своите файлове.

Много често предпечатът е като черна кутия - специалистът получава файл, обработва го и накрая получава файл, който е годен за печат. Проблемът е в това, че всеки специалист може да подходи към решаването на един и същи проблем по различен начин.
В процесът освен знания и умения има и редица еднотипни, повтаряеми и скучни действия. Тук предизвикателството към можещите специалисти е по-скоро да задържат вниманието си изострено при тези постоянни повторения на една и съща монотонна работа. От една страна това е трудно, защото така работи човешката психика, а от друга реално няма особена стойност тези елементарни задачи да се правят от качествен специалист.
Липсата на стандартизация в процеса прави сложна предвидимостта.

Процесът по администрация и отчетност - реално всеки процес трябва да се отчете от две гледни точки

Статус на самия процес - какво е направено, какво остава да се направи, събрани ли са всички одобрения, експонирани ли са пластините, завършен ли е предпечата, имаме ли готовност за печат и др.
Отчет на процеса - броят действия, които са правени за даден файл, колко време е отнела обработката (особено ако фактурираме на част), какви допълнителни разходи са направени, като цветни проби и др.

Отчетността е критична за течението на процеса, но е времеотнемащ процес и съответно често се прави частично или със закъснение спрямо времето в което се генерира събитието.

Захранване на следващите процеси с качествени данни

Интересен факт е, че голяма степен от последващите процеси подлежат поне на частична автоматизация, ако имат качествени входни данни. Например:

Можем да направим намастиляването на печатните машини автоматично ако получим CIP3 файл от предпечата.
Можем да настроим полиграфическия нож автоматично, ако имаме данни за крайния формат, ножовете и сгъването.

Цялата тази информация често липсва или се генерира от различни системи или на място при всеки процес, което отнема много време и генерира излишни разходи. Много често нямаме наличните ресурси, с които да създадем качествени данни за последващите процеси.

Работният поток е свързващото звено между всички тези елементи и трети системи, които имат нужда от качествена и навременна информация.

Практически всички описани по-горе предизвикателства, както и много други се решават бързо и лесно с наличието на работен поток.

Понякога клиентите ни питат:

Аз и сега си обработвам файловете - какво ще мога да правя повече?
Аз и сега си съхранявам файловете на сървър - от какво повече имам нужда?

Реално работният поток вдига това, което правите до сега, добавя му стероиди и добавя наготово огромно количество функции и връзки между отделните процеси, които в момента отнемат време, организация и нерви без да генерират никаква добавена стойност.

Основни ползи от внедряването на работния поток

Основната цел на работния поток е да комбинира всички изброени по-горе елементи, като им наложи стандартизация, автоматизация, прозрачност и производителност.

Стандартизация - тази дума също се използва често и донякъде е придобила негативно значение - като нещо стандартно, опростено и елементарно. Стандартизацията всъщност означава създаване на процеси близки до индустриалното производство, които малко или много се следват като стъпки и последователност от всички участници в процеса.

Стандартизацията ви дава възможност да правите нещата по еднакъв начин. Това означава, че е по-лесно един човек да започне дадена задача, а друг да я довърши.
Еднаквият подход към работата подобрява организацията и следенето на информацията, защото всичко е много по-подредено и последователно.

Автоматизация - когато имаме стандартизация можем да имаме добра автоматизация. Автоматизацията може да се включи винаги.

Целта на автоматизацията е сравнително проста - действията да се правят автоматично без намесата на човек, с по-малко грешки и в по-големи количества.

Прозрачност - тук не става дума за това всеки да вижда всичко, а по-скоро всеки, който има нужда от дадена информация, за да свърши своята работа да може да я получи в правилния момент, по правилния начин и в удобен за него формат.

Всички свързани системи се ъпдейтват в реално време, когато критични процеси по предпечат за завършени или по някаква причина ще се забавят.
Намалява се значително администрацията, вътрешните оперативки и въпроси по имейл, вайбър и други подобни, за да ви питат “това до къде е” и “онова от къде е”.

Производителност - в крайна сметка това е един от основните параметри на възвръщаемостта. Работният поток е мултипликатор на всички ползи - ще правите повече и по-качествени поръчки, с по-малко вариации, с по-малко грешки, за по-малко време. Колкото повече използвате работният поток, толкова по-големи стават ползите, защото взаимовръзките стават все повече и по-обхватни. Производителността има две основни ползи:

Повече свършена работа с високо и постоянно качество - ако имате много работа просто ще свършите повече с по-малко усилия. Файловете и поръчките няма да се трупат, а напротив ще ги отхвърляте в точни и предвидими срокове.
Много по-кратки срокове за дадена задача - това е може би по-критичната от двете ползи, защото влияе пряко върху цялостния срок за изработка на дадена поръчка. Ако спестите по няколко часа от всяка поръчка, реално получавате реално конкурентно предимство и доволни клиенти.

Индиректни ползи от работния поток

Внедряването на система за работен поток носи и индиректни, структурни промени, които дават дългосрочни ползи от опитимацията на процеса.

Индиректните ползи понякога се измерват трудно, но често се оказва, че са много по-големи от директните такива.

Създаване на връзка с вашите клиенти

Във времето сме инсталирали работен поток на редица водещи печатници от различни размери и имаме дългосрочно наблюдение над работата им. Оказва се, че наличието на работен поток и особено портал за одобрение на файлове създава връзка с вашите клиенти по един много специфичен начин, който се превръща в невероятно конкурентно предимство.

Наличието на различни ползи и възможности за вашите клиенти им създава усещане за “лесна транзакция” и “с тях се работи лесно”. Това е много силен психологически механизъм, който ги прави по-лоялни.
Във времето се оказва, че много клиенти “изоставят” своите вътрешни процеси и буквално ги пренасят във вашите системи. Ако вие им предложите добър начин за проследяване на версии и одобрение на файлове, във времето техният вътрешен процес за това ще спре да работи. Получава се така, че част от техния процес ще се прави във ваша система, което създава голяма бариера този клиент да се премести на друго място.
Колкото повече информация можете да предоставите на клиентите си по лесен и достъпен начин толкова по-спокойни ще са те за своите поръчки и ще ви имат доверие.

Горните три точки са нещо като основен анализ на психологията на пазаруване. Естествено те не могат да заместят цената, но наличието на тези ползи прави цената една идея по-маловажен фактор, а когато я комбинирате с подобрени срокове на изпълнение се оказвате в една много добра позиция на пазара.

Гарантиране на изискванията на собствениците на марки

Напоследък имаме възможността да работим с няколко огромни световни брандове, като им помагаме да намират своите локални печатни партньори в България. Собствениците на марки имат нужда да получат сигурност и гаранции не само за печатните си материали, но и за своята верига на доставки като цяло.

Управлението на ресурсите по стандартизиран и високо технологичени защитен начин е практически изискване на всяка голяма компания и ако покажете наличието на водещ работен поток това със сигурност ще подобри вашата позиция като техен доставчик.
Ще можете да сте много по-спокойни в това, че можете да отговорите на изискванията на собствениците на марки за управление на цветовете, управление на версии и съдържание, бранд идентичност при ретираж или между различни продукти и серии и много други.

Отченост и одитност при стандартизация

Официални стандарти, вътрешни стандарти, международни стандарти, индустриални стандарти, одити от клиенти, одити от доставчици - напоследък изглежда, че единственото, което правим е създаваме администрация, с която да отговорим на изискванията на друга администрация.

Наличието на качествен софтуер, който отговаря на последните индустриални изисквания и очакванията на най-изискващите световни компании ви помага да отговорите на тези нужди.

Получете детайлна отчетност за предпечатния процес по начин, по който не сте го виждали в момента. В данните, които софтуерът ще ви открие, ще можете да намерите много нови възможности за оптимизация и подобрение на процесите.
Отговорете на изискванията на локални или международни клиенти и доставчици за съхранение на файловете, управление на версии, гарантиране на цветови съответствия и проследимост на процеса.
Преминавайте одити и калибрации бързо и лесно.

Репутация и модерен подход

В даден етап на създаването на нов продукт или услуга тя е нещо уникално, но с времето става стандарт, а накрая очакване. Наличието на модерни системи и дигитални системи за одобрение и обработка на файлове вече се приема като даденост от клиените и е нещо, което очакват.

Скоро помогнахме на наш клиент да спечели международен клиент, който им изпрати детайлен въпросник. Интересното беше, че във въпросника клиентът не попита “Имате ли работен поток?”, а беше задал въпросът “Какъв работен поток имате?” - т.е. показвайки разбирането, че наличието на такъв е даденост.

Наличието на модерни системи има сериозен репутационен ефект, когато имате нужда да спечелите водещи клиенти, за които се конкурирате с други водещи печатници.
Интеграциятата на модерен подход ви позвлява да привличате по-активни служители, които искат да работят в дигитализирана и интересна работна среда.

Получаване на ноу-хау от индустрията

Това е друга критична точка, която също някак остава на заден план, но всъщност е един от начините за процесно развитие на фирмите.

Когато ние създаваме сами някаква организация използвайки налични инструменти, можем да създадем дори много добра организация, но тя винаги ще е ограничена от нашия обхват и частта от пазара, над която имаме наблюдение.

Когато купувате система, която освен всичко друго има и вградени процеси за работа вие получавате резултатът от комбинираното знание на много голямо количество клиенти и разработчикът на системата. Също така получавате и нашето знание от редица системи, които сме интегрирали и настроили, и добрите практики, които сме установили. Това е “външна инжекция” от знание, което работи като мултипликатор на възвращаемостта на вашата инвестиция.

Вградените процеси ви дават готови утвърдени добри практики, които можете да следвате, за да получите гарантиран и ефективен резултат. Добрите софтуери ви дават възможност да надграждате и да променяте тези процеси, за да паснат още по-добре на вашата компания.
Системата ви прехвърля значително количество знание, но също така и приема значително количество от вашето знание:

Комбинацията от двете ви дава много голямо конкурентно предимство;
Параметризацията на двете и съхранението на знанието в системата ви защитава от загубата му.

Въпреки че тук сме описали “допълнителните ползи” много често се оказва, че това са “основните ползи” - те просто са толкова големи и водят до толкова позитиви, че след това ще се питате как сте работили до момента без работен поток.

Основни етапи на работния поток

Различните решения имат различен обхват на решения и много опции, но като цяло базовият пакет следва основната логика на обработка на файловете от началото до края.

Получаване на файлове
Получаване на информация за тези файлове
Проверка на файлове
Обработка на файла
Цветово управление на файловете - оптимизация и конверсии
Електронен монтаж, марки, баркодове и др.
Трапинг
Цветни проби, електронни проби
Одобрения, корекции
Корекции в последния момент
Аутпут към растеризация или печатно устройство
Генериране на данни за автоматизация на печата и довършителните работи
Отчетност в MIS и други системи за планиране и разходи
Архивиране, подреждане, контрол на версиите

Това са само основните неща, които поема като функция един качествен работен поток. Водещите решения имат още много допълнения и функции, които можете да използвате и да оптимизирате още повече вашата работа.

В отделен материал ще навлезем малко повече в производствените функции на работния поток, но важното за това, което четете в момента е да остане разбирането, че работният поток е много мощен производствен инструмент за обработка и предпечат на файлове.

Имам ли нужда от работен поток?

Краткият отговор е да, дългият също е да.

Реалният въпрос е "Колко обхватен трябва да бъде моят работен поток за производството, което имам?

Хубавото на повечето работни потоци е, че са модулни и могат да растат с темпото на компанията.

Като цяло този софтуер е един от най-полезните и широко приложими решения, които имаме в нашето портфолио и носи ползи за всяка печатница, от различен размер с различна технология на печат.

Как да избера работен поток за моята печатница

Работните потоци са много обхватни, но до някаква степен имат “специализация” или основен фокус, които правят даден работен поток по-подходящ за определени приложения от други.

Комерсиален печат - един от най-разпространените работни потоци, които могат да обхванат целия спектър от комерсиални продукти е Kodak Prinergy. Интересното на Prinergy е, че е практически универсален и може да управлява офсетов печат и дигитален печат в една среда.
Печат на опаковки и етикети - работен поток, който е създаден от първия си ден, за да отговори на специфичните нужди на печатниците на опаковки и етикети е Hybrid Software CloudFlow.
Широкоформатен печат - широкоформатният печат има по-специфични производствени процеси, за които ONYX Thrive предлага точни и много добре комбинирани решения.