Блог
Укротяване на дивия PDF
Какви са предизвикателствата, когато искаме да получим качествени файлове от разнородни източници или потребители?
Много печатари ежедневно са изправени пред предизвикателства, когато става въпрос за получаване на готови за печат файлове от разнообразна потребителска база. Обикновено, вътрешните (за фирмата) потребители могат да варират от добри графични дизайнери, използващи професионални приложения като Adobe InDesign, до средностатистически потребители на Офис пакет, които изпращат файловете в Microsoft Publisher, Word и дори PowerPoint формати.
PDF форматът (Portable Document Format) на Adobe е трябвало да бъде отговорът на много проблеми, свързани с печата. Въпреки това, с разнообразието на потребителските умения и широката гама на софтуер и платформи, които се използват, PDF все още става жертва на правилото, че когато получаваш некачествен материал и крайният продукт е некачествен.
Нещата още повече се усложняват от факта, че само защото някой е "артист" в областта на графичните изкуства и че използва професионални приложения, това не означава със сигурност, че предоставеният от него файл е готов за печат. Има още много настройки, които могат да объркат дизайнерите, както и елементи, които те могат да забравят да включат в PDF файловете, изпратени за печат. Това, от своя страна, води до необходимост от допълнителни етапи на редактиране и коригиране, преди поръчката да е готова за печат.
С такова разнообразие от потребители, които имат достъп до приложения за оформление на страници, цялостната готовност за печат на получените файлове е винаги под въпрос. Това важи с още по-голяма сила, когато ще се ползва офсетов печат за изработка на поръчката или ако се изискват допълнителни довършителни работи след отпечатване. Това е причина за нуждата от повече етапи на проверка и корекция, което води до закъснения, дразнещи клиентите, очакващи висока скорост на изпълнение в днешния забързан бизнес свят. Не само, че се налагат допълнителни одобрения, но това често изисква да се оказва пряка помощ на крайните потребители, тъй като те не разбират в детайли печата, терминологията по създаването на PDF и приложенията, които използват.
И оттук идва въпросът как може Вашата организация да реши проблемите с качеството на PDF файловете? Как можете да "укротите дивите" си PDF файлове? Нека да разгледаме някои подходи, заедно с предимствата и недостатъците на всеки от тях.
Обучение на крайните потребители
Обучението на крайни потребители е основна дейност в бранша от зараждането на предпечата и вече е станало още по-важно, тъй като клиентите стават все по-малко запознати с "предпечата" и технологиите дават възможност на всеки да създава файлове за печат.
Днес, много от темите, които трябва да бъдат покрити, са от технически характер. Това се дължи на факта, че разчитаме все повече на компютри и на голямо разнообразие от софтуер, който може да се използва за създаване и оформление на файлове за печат. Въпреки това, тъй като много потребители не разполагат с технически познания за същността на предпечата, те най-вероятно нямат знания за някои основни термини в графичните изкуства като наддаване (bleed) или за цветови модели като "CMYK."
При подготовката на програмата за обучение на специалисти трябва да се вземе под внимание обучаваният, който има най-малко знания. Тъй като е ясно, че всеки потребител има различно ниво на познания, то Вие ще трябва да обхванете многообразие от теми: от елементарни насоки за оформление, ограниченията на различните продукти за оформление, до такива за напреднали, като например, как да се зададе наддаване в оформлението и кога трябва да се направи това.
Ето един добър образец на теми, които следва да бъдат обхванати:
- Основи на печата: Преглед на различни използвани технологии за печат и довършителни работи и възможности за колиране (binding capabilities), заедно с обиколка на печатницата.
- Основи на дизайна за печат: преглед на нещата, които трябва да се вземат предвид при използване на различни приложения за оформление на страници и ограниченията на всяко от тях.
- Подготовка на поръчките (jobs) за печат: Тук можете да се съсредоточите върху детайлите, които ще помогнат поръчките да се отпечатат лесно, и върху елементите, които биха довели до лоши резултати или спиране на печатния процес.
Как се осигурява обучението е също толкова важно. Разбира се, не всеки може да се намира физически на същото място, където е печатницата, и особено в рамките на големите корпорации, може дори да не бъде в рамките на една и съща държава. В случаите, когато крайните потребители са разпръснати географски, помислете за провеждане на редовни групови уебинари и за възможността да предложите индивидуално виртуално обучение на тези, които ще бъдат редовни клиенти. Можете също така да помислите за записване на учебните сесии и предоставянето им на крайните потребители, за да могат те да ги гледат, когато им е удобно.
Предимства и недостатъци на обучението:
Предимствата са очевидни. Помагайки на потребителите да станат по-грамотни в областта на печата, ще получите по-добро качеството на поръчките и по-малка част от производството ще се забави заради корекции, преглед и скъпи препечатки.
Основният аргумент "против" обучението е фактът, че то е една безкрайна задача. Винаги има текучество на персонала, т.е. обучени потребители напускат и биват заместени от нови, начинаещи потребители. Освен това е научно и практически доказано, че много обучени потребители не запомнят повечето от това, което им е преподадено, особено ако нямат опит в графичните изкуства. Следователно Вие ще обучавате многократно едни и същи хора.
Публикуване на спецификация
Публикуването на наръчник и спецификации е много важно за всяка печатница. Наличието на ръководство (или дори няколко уеб страници с инструкции), което помага да се обясни как да се подготвят файловете и съответните настройки за печат, ще помогне на повечето потребители, които имат квалификация в областта на графичните изкуства да прегледат информацията и да знаят какво точно се очаква от тях. Въпреки това, за потребителите, които не са толкова добре подготвени, терминологията може да се окаже предизвикателство и да доведе до въпроси.
Добрите спецификации и наръчник трябва да съдържат:
- Препоръчителни приложения за оформление и такива, които не са приемливи.
- Технически характеристики на оформлението като цветови модели, резолюция на изображенията, насоки за шрифтовете и изисквания за наддаването.
- Как да създадем готов за печат PDF заедно с препоръчителни настройки.
- Често срещани грешки, които създават проблеми при печат, и които трябва да се избягват при създаване на PDF файлове, като например да се ползва "Запази като PDF" от диалоговия прозорец "Печат" на Mac OSX, или с помощта на един от многото свободни конвертори на PDF, налични в интернет.
Един от начините да се помогне на всички нива потребители е да се направи уеб сайт с видео демонстрации, илюстриращи писмените спецификации. Видеата и записаните обучения ще помогнат на някои потребители и чрез визуализация на инструкциите.
Имплементиране на решение тип (Web-to-Print)„уеб-до-печат“
Решенията от типа „уеб-до-печат“ предлагат на крайния потребител чудесен начин да прави прости оформления онлайн, както и да качва съществуващите си поръчки (jobs) по един последователен и контролиран начин.
Едно от основните предимства на решенията уеб-до-печат е, че може да предложите много шаблонни продукти като визитки, бюлетини, брошури и др. С шаблонните продукти онлайн, системата уеб-до-печат има пълен контрол върху оформлението и качеството на активите, използвани при дизайна, което, от своя страна, осигурява готови за печат файлове всеки път.
Недостатъкът на решенията уеб-до-печат е цената им. Първоначалните инвестиции могат да варират от под $1 000 до над $20 000 или повече. Освен това, много доставчици на предварително направени решения уеб-до-печат ги продават по модела "софтуер като услуга" (SaaS или Software as a Service), което добавя разход към месечните бюджети. Също така е необходимо определено време, за да се настроят шаблоните и дизайна на приложението.
Един нов подход
Обучения, уебинари, поддръжка по телефона, публикувани спецификации, всички имат ограничени резултати и всички те изискват крайният потребител да научи и да запомни предоставената му информацията, за да може да създаде и достави готов за печат файл. Но това не е идеална ситуация за доставчика на печатни услуги.
В последните години бяха въведени нови решения, които подпомагат доставчиците на печатни услуги да получат контрол върху качеството на входящите файлове.
Услугите по проверка на файлове (preflight) като тези, предоставяни от Enfocus PitStop Server, интегрирани с решения от типа уеб-до-печат, могат да помогнат за идентифицирането на проблемни PDF файлове при тяхното предаване и дори могат да коригират много от често срещаните проблеми. Проверката на PDF файлове се превърна в съществена услуга за много решения за печат и автоматизация на работен поток. Въпреки това, недостатъкът на проверката, след като файловете са получени е, че клиентите/потребителите все пак имат нужда от помощ и продължаващо обучение, за да могат да предоставят файлове, които са близки по качество до стандарта, необходим за печатна продукция. Също така, не всички проблеми могат да бъдат решени със софтуер за проверка, което, от своя страна, води до нуждата да се свържете с потребителя, да обясните проблема, който те да отстранят и да предадат файла отново.
В един идеален свят, когато клиент има готово за изпращане за печат оформление, някой информиран производствен специалист би се появил магически, за да поеме управлението на компютъра на потребителя, да направи няколко последни корекции, да създадете готови за печат PDF файлове, които пък да предаде вместо потребителя. Тогава бихте били уверени, че получените файлове са действително готови за печат.
Но без технология за телепортация или голямо количество персонал на щат, който може да предложи подкрепа на място на всеки един потребител, това не е много реалистично.
Добрата новина е, че съществува технологията, която може да осигури същите тези възможности.
Enfocus има разработено приложение, наречено Connect ALL, което решава това предизвикателство. Използвайки Connect ALL, доставчиците на печатни услуги предварително определят всички настройки за предаване на поръчки (job tickets), създаване на PDF, PDF проверка/корекция и окончателна доставка на поръчката. Всички тези настройки са обединени в приложение, наречено Connector, което може да се инсталира на всеки един Windows или Mac базиран компютър. Connector може да бъде свободно разпространен до толкова крайни клиенти и вътрешни потребители, колкото е необходимо.
Когато един клиент или потребител трябва да изпрати поръчка за печат, той просто ще следва една от две лесни стъпки:
- да избере Connector (който може да има име по Ваш избор, като например "Изпрати за печат"), точно както ако го изпраща на мрежови принтер от менюто Print;
- чрез drag and drop (провлачване) на файла да го постави върху иконата на Connector.
От там, Connector поема производството и предаването, като всички настройки са предварително определени и потребителят не е необходимо да знае нищо за създаването на PDF файлове, или къде да достави даден файл, за да бъде той отпечатан.
Има няколко предимства на този метод:
- Не се изисква техническо обучение
- Няма объркване при настройките за създаване на PDF
- Не са необходими уеб сайтове, FTP сървъри и други подобни, както и достъпа до тях чрез пароли;
- Всичко се изпълнява последователно и доставчикът на печатни услуги бива автоматично уведомен за получаването на поръчката и подробностите по нея.
С продукти като Connect ALL, дори потребителите на Microsoft Word и PowerPoint могат да създават и доставят готови за печат PDF файлове, без формално обучение или разбиране на изискванията за печат. Също така, тъй като PDF проверката и корекциите се случват при потребителя, той може да поправи често срещани грешки на място, а когато поръчката пристигне, доставчикът на печатни услуги бива информиран дали файлът отговаря на техните стандарти или не.
Недостатъкът на Connect ALL решението е, че Connector трябва да бъде разпространен сред клиентите и потребителите и може да се наложи да включите Вашия ИТ отдел в процеса по разпространението му. Но това не е непременно лоша новина.
Първо, включването на ИТ отдела в процеса от самото начало трябва да се счита за предимство. Това ще им позволи да разберат проблема/решението, както и да съблюдават за правилното внедряване на Connector при Вашите клиенти.
Второ, Connect ALL има вградена функция за актуализация, което Ви позволява да използвате FTP или HTTP сайт за разпространение и актуализация на отдалечени Connector инсталации, облекчавайки текущата поддръжка на Connector при актуализация на системи или промяна на настройки.
Освен Connect ALL има и други решения, които позволяват на крайните потребители да контролират процеса по създаване на PDF, включително продукти като PDF Creator на PDF Forge, CutePDF и PowerPDF на Nuance.
Тези приложения са предназначени за общо офис ползване и са подходящи за настолни мастилено-струйни или лазерни принтери, но те нямат интегрирани функции за проверка на файлове, създаване на поръчка или доставка на работата, които спомагат печатницата да произведе професионална продукция.
