Начало | Блог | Имейлът - пощенският гълъб в 21 век

Блог

Имейлът - пощенският гълъб в 21 век

Имейлът - пощенският гълъб в 21 век

Защо е важно и как да подготвяме имейла си, преди да натиснем бутона "Изпрати".

 

От почти 20 години имейлът се е превърнал в основен онлайн канал на комуникация. Удобно, лесно и бързо той достига до електронната поща на получателя в реално време. Имейлът е метод за комуникация, който играе важна роля и в изграждане на връзката ни с нашите клиенти, партньори, колеги и спонсори. Правилното му писане и структуриране спомагат за създаване и поддържане добрата визия на компанията.

Въпреки наличието на много различни средства, сред които уебсайтове, социални медии и медийни канали, имейл маркетингът и имейл комуникацията все още са неделима част от повечето бизнеси и до ден днешен. Той се е превърнал в световна практика, тъй като е бърз начин за комуникация с всяка точка от земното кълбо, без значение от времевата зона и мястото.

Точно поради неговата "бързина" има компоненти от неговата цялост, които ако не бъдат непроследени правилно, може да доведат до неразбиране на информацията от отсрещната страна, изпускане на важни части от нея от страна на изпращача или оставяне на нежелан текст, който не трябва да се вижда в готовия имейл.

Ето защо, е важно да се придържаме към някои основни техники и правила за постигане на качествен резултат под формата на имейл, който да пази имиджа на компанията и да е в тон с правилната комуникация с клиента.

В тази статия ще споделим с вас какви според нас са основните стъпки, елементи и принципи за подготовката на качествена имейл комуникация, която правилно да предава посланието на получаелите.

 

Цел на имейла

Преди да започнем да пишем имейл, е важно да определим каква е неговата конкретна цел - за какво и на кого ще послужи той. Така задаваме началната посока на нашата комуникация, позволявайки ни да сме бързи и конкретни по даден въпрос. Имейлът може да бъде: информативен; задаващ конкретен въпрос/проблем; предоставящ оферта или отстъпка; покана за събитие; бюлетин; представящ нов продукт; други видове теми, релевантни за конкретния бизнес. Един имейл може да бъде изпратен до един, няколко или голяма група от получатели в зависимост от неговата цел и послание. За да можем да структурираме нашия имейл, така че да предава правилно информацията, е добре да се запознаем с основните елементи и за какво служи всеки един от тях.

Основни елементи

В един имейл има няколко задължителни компонента, които е важно да са обрързани и "да комуникират" помежду си, така че получателят да приеме информацията бързо и ефкетивно, без да се “лута” из текста, чудейки се за какво става въпрос.

  • Поле с получатели

В него трябва внимателно да изберем кои ще са нашите получатели, така че да съотвестват на конкретната цел и тема, която сме задали. Важно е да включим всички, които са засегнати по конкретен проблем, за да ги държим в течение със случващото се.Също така трябва да следим дали не сме добавили хора, които нямат пряка връзка с темата, пълнейки напразно техните електронни пощи, което изгражда недобра визия за компанията ни.

Полето “to:” се използва за да покажете към кого е насочен имейла и от кого очаквате някакво действие или обратна връзка. Полето “cc:” е останало от времето, по което се е ползвало индиго за правене на копия (carbon copy). Слагайки хора в тази част на получателите показвате, че не очаквате директно действие от тяхна страна, но искате да ги държите в течение. “Bcc:” означава скрито копие (blind carbon copy) и като цяло не е добра практика да се използва, освен в случаите, които изпращате маркетинг бюлетин до голяма група контакти и искате те да не могат да виждат имейлите на другите получатели.

  • Тема (subject)

Темата задава тона на нашия имейл, неговата цел и за какво ще се говори в него. Тя трябва да е кратка, точна и ясна. Така въвеждаме получателя си в корена на информацията. Правилно зададената тема позволява на получателя да прецени кога е най-удобното за него време да прочете, осмисли и отговори на този имейл. Чрез нея той започва да мисли конкретно по въпроса и по-лесно възприема предоставената му информация. Добре е темата на имейла да се побира само на един ред и да не се съкращава с многоточие. Така разбираме, че сме я написали достатъчно кратко и ясно.

  • Представяне

Преди да започнем да пишем изложението по темата е добре да се представим. Въпреки, че в поле "изпратил" пише нашия имейл адрес (най-вероятно с име и представлявана фирма), представяйки се кратко, показваме личността зад екрана и човешкото в комуникацията. По този начин проявяваме уважение към читателя с 2-3 встъпителни думи за това кои сме ние. Дори, когато изпращаме бюлетин е добре в началото на имейла да се представим (Напр. "Ние от *фирма*, ви изпращаме нашия бюлетин" или "*Фирма* представя...")

  • Дефиниране целта на имейла

Въпреки че в полето "тема" на имейла сме задали целта му, там имаме сравнително малко пространство, за да обясним какво точно имаме предвид. Затова е важно след като се представим, да добавим конкретика към описаните цели на имейла, което в много случаи може да се вмести в едно изречение заедно с представянето.

  • Изложение

Текстът/изложението в имейла представлява предаването на определена информация към получателя. Важно е тя да е структурирана и конкретна, за да сме максимално ефективни и да се придържаме към добрия тон и правилната комуникация с получателя. В него е важно да опишем всички детайли, които касаят конкретния въпрос и всеки отделен човек до когото се изпраща имейла. Не трябва обаче да се “разпиляваме”, пишейки изключително дълги имейли, които ще отегчат получателите, неразбирайки за какво става въпрос, с риск да не отворят следващи наши съобщения.

Добра практита е да се ползват булети, различните теми да се отделят в параграфи, да се използва болд и италик за да се подчертаят ключови елементи от темата. Използването на цветове, за да се подчертават ключови думи стана популярно, но не е добра практика, защото това повишава рейтинга на имейла за спам.

  • Поздрав и следващи стъпки

След като дефинираме конкретния въпрос и опишем конкретно всичко, което е нужно за него, е важно да дефинираме какво очакваме след това. Какви са следващите стъпки, за да бъде изпълнена задачата по зададената тема? Разбира се, те се определят от целта. Това може да бъде бутон за записване за покана за събитие, изречение за очакване на отговор от клиент или колега по даден въпрос, както и още видове следващи стъпки според целта на съобщението. Ако няма такива, просто се придържаме към края на имейла.

Накрая на текста е добре да поздравим получателите и да им благодарим за вниманието. По този начин им отдаваме нужното уважение за това, че са отделили време да прочетат нашия имейл и вероятно да предприемат някакви действия по него.

  • Прикачени файлове

Друг основен елемент са прикачените файлове. Те също са пряко свързани с целта и темата на имейла и могат:

  • да бъдат допълнителна информация към имейла, която пояснява в детайли информацията в него;
  • да бъдат самата конкретика/цел на имейла а в него да са описани какво представляват файловете.

Ако прикачате файлове към имейла е добре някъде в текста да обърнете внимание на получателите, че има прикачени файлове и какво могат да очакват да намерят в тях. Някои имейл клиенти не показват добре прикачените файлове и те често се пропускат. Това ще напомни и на вас да прикачите самия файл, след като напишете целия текст на имейла.

  • Поддържане на дълга кореспонденция 

Когато поддържаме по-дълга комуникация по имейл по дадена тема е важно дали отговаряме на всички участници или само на един. Добра практика е да се пише по един имейл за всяка тема, за да може тя да се следи по-добре от всички и да е ясно кой имейл за какво се отнася.

Прочетете защо е важно да следим на кого отговаряме и как да управляваме този процес в статията:

Имейл кореспонденция или каква е разликата между функциите "Reply" и "Reply to All" и защо е важна тя?

 

 

Език и информация

Езикът, на който комуникираме и информацията, която предаваме се определят основно от целта, темата и получателите на имейла. Тук трябва да сме изключително внимателни как подбираме думите си. Важно е да се придържаме конкретно по темата, без да не се отклоняваме с други казуси и информация, която искаме непременно да кажем на получателите. Трябва да се стараем да напишем информацията на разбираем език според хората, с които комуникираме, така че да я възприемат правилно и ефективно, позволявайки им да осмислят лесно и бързо за какво точно става въпрос и какво имаме ние като фирма или конкретен човек от нея предвид.

За да постигнем това, е важно текстът ни да е стурктуриран според целта и темата, която сме му задали. Да вземем например покана към нашите клиенти и партньори за събитие, което фирмата ни организира. След като сме задали получателите като хора, които ще поканим на събитието, и сме написали в полето за тема за какво става въпрос, в основния текст трябва да изложим информация, която е важна за получателите. Описвайки внимателно всичко необходимо ще избегнем последващи въпроси поради непредадена информация, като например "Кога е събитието?".

Затова е добре да дадем на нашия получател, всички данни и факти, от които той има нужда, за да прояви интерес и да е информиран - какво представлява събитието, защо да е добре да се запише, за кого е подходящо, кога и къде ще се проведе, кой ще го води и всичко останало, релевантно за нашия конкретен бизнес. Освен информацията, която трябва да получи поканеният, за да е в течение, обаче, е важно да следим да не напишем допълнителна информация, която не му е нужна и по-скоро би го отблъснала от това да участва в наше събитие.

Важно е езикът на имейла да е съобразен с хората, които го получават. Ако си комуникираме с чужденци например, е важно да следим общия език, на който можем да говорим с всички получатели едновременно (ако някой от тях не знае английски език например, не би било адекватно да пишем на него).

Отношенията ни с получателя също задават до голяма степен езика на имейла. Според това се определя дали ще си говорим делово или по-свободно, дали можем да вкараме малко хумор в имейла или трябва да сме ясни точни и конкретни, без отклонения.

Трябва да се вземе предвид, че някои хора получават по много имейли и е изключително важно информацията, която им предоставяме да е лесна за асимилиране. Те трябва да могат бързо да се ориентират в това, колко е спешна темата и какво се очаква от тях да направят по нея. Някои наши колеги например получават по 250 до 300 имейла на ден (като се изключат маркетинговите), като това се е превърнало в стандартно количество в последните години.

 

Стил

Основна част от имейл съобщението е стилът, в който ще го напишем. Дали той ще бъде сериозен и делови или по-отворен за по-широка публика, или пък информативен иобучителен? Това, разбира се, отново зависи от целта, броя и същността на получателите на съобщението.

Важно е да преценим тона, с който ще предадем нашето послание и по какъв начин отсрещната страна ще възприеме вида информация и начина, по който му е предоставена. Въпреки че можем да си говорим с някой клиент напълно свободно навън в парка или дори понякога в офиса, когато става въпрос за работна имейл комуникация, трябва да уважаваме събеседниците и да говорим в конкретика по темата. Така изграждаме здрава връзка с хората и уверени отношения, че можем да работим с доверие и занапред.

Друга важна част от текста е дали той е грамотно написан. Правилните правопис, пунктуация и граматика създават усещането за доверие и яснота по темата. Когато напишем текста си правилно, без жаргонни думи и с ясни, структурирани изречения се създава усещането, че сме хора, с които може да се работи коректно, без значение дали става въпрос за имейл комуникация с клиенти, партньори или наши колеги. Добра практика е да поставяме всяка нова подтема на нов ред, за да могат читателите да минават лесно през имейла и да разбират ясно всеки въпрос или информация, написани в него. Интересни резултати от проучване, направено в Америка, показват, че грамотността на имейла е един от първите фактори, които получателите гледат, за да определят дали изпращачът е надежден. В същото време същата група ползватели е склонна да не обърне внимание на пунктуацията, ако в имейла има текст, че е изпратен от мобилен телефон.

Изключително важно за всеки работен имейл, без значение броя и характера на участниците, както и вида на темата, е да бъдем учтиви и любезни. Така отдаваме нужното уважение на нашите получатели и задаваме тон на кореспонденцията, присъщ за качество на работата и професионализъм.

 

Проверка

По примера на стара българска поговорка, гласяща “седем пъти мери, един път режи”, е също толкова важно да проверим всяка част от имейла си преди да натиснем бутона “Изпрати”. Е, може да не четем текста на имейла седем пъти, но е добре да се уверим, че той е конструиран правилно и ще постигне точно конкретната цел, която сме му задали.

Важно е да погледнем отново получателите на имейла и да се уверим, че те са хората, на които искаме да говорим. Проверяваме дали темата задава конкретните ключови думи, които ясно казват за какво става въпрос. Прочитаме отново текста - дали сме засегнали всяка подтема, дали говорим на правилния език и дали е грамотно написан. За последното, препоръчваме да се използват и специални инструменти за проверка на правопис и пунктуация.

При подготовка на имейл до по-широка публика е добра практика имейлът да се провери от поне още един човек, който може да види за грешки или неправилни стил и тон на писане. Но! Препоръчваме само един човек да коригира имейла, ако се създава чрез инструмент за целта, за да не се допускат грешки.

 

Финал и изпращане

След като сме проверили и коригирали нашето електронно съобщение, вече можем да натиснем бутона “Изпрати”. Тук е важно да отбележим, че изпращането, отново зависи от конкретната цел на имейла. Да вземем отново примера със събитието. Ако изготвяме няколко имейла с покана до различни групи от хора, най-вероятно използваме инструмент за имейл маркетинг. В този пример е важно да настроим правилния ден и час, релевантни за нашия бизнес, в който ще се изпратят имейлите. И така, натискаме “Изпрати” и работата ни е свършена! До писането на следващия имейл. :)

Може би създаването на качествен имейл изглежда трудоемка задача, но е важно да следваме някои основни правила, за да поддържаме добрата визия на фирмата, философията за работа и отношенията си с хората. Следвайки тези стъпки създаваме пътека през електронното съобщение, така че получателят лесно и бързо да усвои предоставената му информация без да му губим времето.

С течение на времето придобиваме повече опит и тези “правила” ни изглеждат елементарни, но е важно да не ги забравяме. Така щеподдържаме добрия тон и правилната посока и структура в имейл комуникацията си с нашите клиенти, колеги и партньори и ще бъдем сигурни, че нашият съвременен “пощенски гълъб” ни служи вярно.

Най-популярни
Последни