Начало | Блог | Имейл кореспонденция или каква е разликата между функциите "Reply" и "Reply to All" и защо е важна тя?

Блог

Имейл кореспонденция или каква е разликата между функциите "Reply" и "Reply to All" и защо е важна тя?

Имейл кореспонденция или каква е разликата между функциите "Reply" и "Reply to All" и защо е важна тя?

Спомняте ли си последният път, в който запечатахте писмо в плик и го изпратихте по пощата? Нека познаем, беше доста отдавна. А дали си спомняте колко дълго пътува то и колко много време чакахте за отговор? Едва ли.

В днешната реалност на мигновено взаимодействие и дигитална комуникация, имейлите отдавна са станали един от основните начини за размяна на писмена кореспонденция. За времето, в което старият пощенски гълъб би разперил своите криле, имейлът вече е достигнал своя получател. Бързо, нали?

Имейлите достигат до получателя си почти мигновено. Разпространяват се в интернет пространството и могат да се четат от всякакъв тип компютри и мобилни устройства. Прието е, че имат силата на писмено споразумение или договор, що се отнася до информацията, изпратена в кореспонденцията между имейл адреси.

За разлика от традиционните писма, обаче, те могат да пристигат до няколко получателя едновременно. Това, прибавено към бързината и достъпността, прави съвременната имейл комуникация много по-ефективна от стандартната поща.

Много от хората отдавна са “на ти” с формата на имейл комуникация и всички възможни платформи, чрез които тя се осъществява. За тях тази статия може да се стори доста нелогична. За други обаче, все пак тя може да се окаже полезна.

В ерата, в която почти всички използваме имейл като ежедневен и важен начин за комуникация, понякога пропускаме малки, но значителни елементи. Много е важно да съблюдаваме някои правила и практики, за да бъде имейл комуникацията ни по-ефективна.

Както вече споменахме, имейлите често могат да имат повече от един получател едновременно. Когато получите имейл, който е бил изпратен до множество получатели (или както някои имейл клиенти го наричат разговор (“conversation”)), вие имате две опции за отговор - Reply и Reply All/Reply to all. “Отговор до всички” има два начина на изписване в зависимост от имейл клиента, който използвате: Reply All/Reply to all, както ще видите от изображенията по-долу.

Защо има два различни начина да отговорите?

Много просто, Reply ще върне вашия имейл отговор само до неговия първоначален изпращач.

Reply All/Reply to All ще изпрати отговора ви до изпращача, но и всички останали получатели, които са включени в имейла.

Кога е подходящо да използваме единичния Reply, въпреки че имейлът е изпратен до множество получатели?

  • Когато отговорът ви съдържа някаква лична информация.
  • Когато темата не предразполага дискусия между вас и останалите участници.
  • Когато има опасност да затрупате останалите с ненужна за тях информация.

Пример за имейл с множество получатели, при който би било подходящо да се използва само Reply, вместо Reply to All, е имейл за поръчка на канцеларски материали.

Да приемем, че офис мениджърката на вашата компания изпраща имейл до всички, в който моли всеки колега да заяви количеството канцеларски материали, които ще са му/и необходими през месеца. Ако всички получатели използват функцията Reply to All, то всички пощи ще се задръстят с имейли за кламери, хартия, тонери и куп друга не особено важна информация за останалите. А реално, информацията за количествата и вида на материалите ще е необходима само на офис мениджърката. Следователно, на такъв тип имейл е добре да се отговори само с функцията Reply.

В кои случаи е добре да използваме Reply All/Reply to all, за да достигнем до всички получатели?

  • Когато отговорът ви съдържа информация, важна за повече от един човек от вече добавените в разговора.
  • Когато темата изисква допълнителна работа или дискусия между вас и останалите участници.
  • Когато има опасност някой колега да пропусне важна за проекта информация.

Reply All/Reply to all се използва в случаите, в които повече хора трябва да са в течение на кореспонденцията. Много често тази функция се използва за проекти, по които трябва да работят хора от различни отдели или дори различни компании. Друго приложение на функцията е, когато един колега добавя друг колега от същия отдел, във вече стартирал проект, знаейки че в течение на кореспонденцията той/тя ще отсъства и няма да може да проверява своята електронна поща.

Добър пример за имейл с множество получатели, при който би било подходящо да се използва функцията Reply to All, е наш имейл отговор до компания - клиент с допълнителни уточнения за вече избрана услуга. Поръчката е била дискутирана преди месец с ръководителя на екипа ни, който в днешния ден е в отпуск. За да има възможност отсъстващият колега да проследи работата ни с клиента, без да пропусне новите уточнения, е добре той да е копиран в нашия отговор.

И така, следващия път, когато получите имейл, изпратен до повече от един получател, не натискайте мигновено и автоматично Reply. Първо проверете дали няма повече от един човек, който да трябва да прочете отговора ви. Ако избързате е възможно важна информация да не стигне до правилния получател.

Избирайки най-подходящата опция за отговор - Reply или Reply to all ще спомогнете за изграждането на добра и ефективна комуникация на работното място.

 

Искате да получавате актуална информация и материали от полиграфията и бизнеса? Запишете се за нашия бюлетин.

Абониране за бюлетин

Най-популярни
Последни